PERSIAPAN PENYELENGGARAAN RAPAT

Salah satu bentuk komunikasi yang dilaksanakan di kantor adalah rapat. Dalam kegiatan rapat tersebut para peserta rapat saling bertukar pikiran dan pendapat    serta membahasnya untuk mendapatkan jalan keluar dari permasalahan yang  dihadpai  atau  untuk menentukan  rencana  kegiatan  yang paling baik. Keputusan yang diambil dalam rapat merupakan sumber informasi yang penting dalam kegiatan sebuah kantor.  Apa sebenarnya yang dimaksud dengan  rapat  dan  apa  tujuan  serta  langkah-langkah  dalam  kegiatan  rapat? Berikut akan diuraikan mengenai pengertian, tujuan dan langkah-langkah dalam

kegiatan rapat.

A.   Pengertian rapat

Rapat dapat siartikan sebabagai   sebagai pertemuan atau kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu, sidang, atau majelis. Berikut ini beberapa pengertian rapat :

1.  Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan

sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

2.  Menurut Wursanto rapat adalah suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah:

a.   Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b.   Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

Dari beberapa pendapat di atas dapat dikatakan bahwa rapat adalah Rapat merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat. Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut

kepentingan bersama/kepentingan organisasi.

B.   Tujuan Rapat

Rapat diselenggerakan dengan tujuan sebagai berikut:

1.  Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.  Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3.  Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4.  Agar  peserta  rapat  dapat  ikut  berpartisipasi  kepada  masalah-masalah yang sedang terjadi.

5.  Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6.  Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

C.   Jenis-jenis dan syarat-syarat rapat

1.  Jenis-jenis rapat

a. Berdasarkan tujuan

1)  Rapat penjelasan

Rapat  penjelasan  ialah  rapat  yang  diselenggarakan  untuk  tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan. Sebagai contoh:

·    Rapat    penjelasan    kepala    sekolah    dihadapan    guru    untuk

menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di

SMK.

·    Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai keadaan perusahaan secara umum.

·    Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota   kelompok   mulai   melaksanakan   tugas   sesuai   dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.

2)  Rapat pemecahan masalah

Rapat   pemecahan   masalah   diselenggarakan   untuk   menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3)  Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b. Berdasarkan sifat

1)  Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2)  Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

3)  Rapat terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4)  Rapat tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.  Berdasarkan jangka waktu

1)  Rapat mingguan

2)  Rapat bulanan

3)  Rapat semester

4)  Rapat tahunan

d. Berdasarkan frekuensi

1)  Rapat rutin

Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.

2)  Rapat incidental

Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e. Berdasarkan nama

1)  Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membabas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)  Rapat dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3)  Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

2.  Syarat-syarat rapat

a.  Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirun- dingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

c.  Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka

(tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).

d. Adanya  unsur-unsur  rapat  seperti  pemimpin,  notulen,  moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus

mengetahui syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain:

a.  Persiapan rapat

Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:

1)  penentuan tujuan rapat dan acara rapat

2)  penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3)  penentuan tempat.

4)  Akomodasi

5)  Konsumsi

6)  media/peralatan

Mengenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya.

b. Pelaksanaan rapat

1)  Suasana rapat berlangsung terbuka

2)  Para peserta rapat berpartisipasi aktif

3)  Adanya kendali dari ketua rapat

4)  Hindarkan debat kusir

5)  Bahasa harus komunikatif

6)  Hindarkan monopoli ketika berbicara

7)  Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

8)  Adanya notulen

9)  Acara rapat

10) Media rapat

11) Waktu

D.   Unsur-unsur Rapat

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi  terdiri atas beberapa unsur, di antaranya:

1.  Tujuan rapat

Agar sebuah kegiatan dapat berjalan dengan baik maka harus ada tujuan yang jelas begitu juga dengan rapat. Rapat memiliki beberapa tujuan antara lain untuk memecahkan masalah, memberikan informasi dan melakukan perundingan.

2.  Masalah yang dirapatkan

Jenis masalah yang dihadapai akan sangat menentukan bagaimana cara penyelesaikan   masalah   tersebut.   Permasalahan   yang   berat   dan menyangkut  masalah  internal  tentunya  akan  berbeda  cara penyelesaiaanya dibandingkan dengan masalah yang berhubungan dengan fihak luar.

3.  Pemimpin rapat

Pemimpin rapat adalah orang yang memimpin jalanya rapat, pemimpin rapat memiliki peran sebagai pengendali dalam jalanya rapat. Pemimpin rapat harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan memiliki kemampuan dalam mengambil keputusan.

4.  Peserta rapat

Peserta rapat adalah penyumbang ide dan gagasan dalam rapat. Untuk dapat menyampaikan ide dan gagasannya tersebut peserta   rapat harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.

5.  Media rapat

Media merupakan alat bantu yang berguna untuk melancarkan dalam pencapaian suatu kegiatan, media rapat digunakan untuk menyampaikan materi  rapat  yang  disampaikan  oleh  pemimpin  rapat/pemapar.  Media rapat yang sering digunakan adalah komputer, LCD, Pengeras suara dan aplikasi power point.

6.  Notulis

Notulis adalah seorang yang bertugas mencatata jalanya rapat. Notulis bisa dilakukan oleh sekretaris atau petugas yang ditunjuk.

E.   Persiapan Penyelenggaraan Rapat

Agar rapat berjalan sesuai dengan keinginan dan tujuan dapat tercapai, maka diperlukan persiapan dalam rapat. Persiapan merupakan langkah awal agar   rapat   yang   diselenggarakan   dapat   berjalan   dengan   baik   dan menghasilkan keputusan yang terbaik. persiapan hendaknya dilakukan dengan memperhatikan 5W dan 1H.

1.  Why (mengapa) maksudnya para peserta rapat perlu mengetahui mengapa

rapat perlu diselenggarakan.

2. What (apa), ini terkait dengan materi atau masalah rapat yang akan dibicarakan.  Peserta  hendaknya  mengetahui  apa  materi  rapat.  Materi rapat hendaknya juga dirumuskan dengan spesifik dan tidak terlalu luas.

3.  Who  (siapa),  pastikan  siapa  yang  akan  terlibat  dalam  rapat  tersebut.

Orang-orang  yang  diundang  dalam  rapat  harus  sesuai  dengan  latar belakang masalah yang akan dibicarakan.

4. Where (dimana), penentuan tempat rapat hendaknya memperhatikan kenyamanan.

5. How  (bagaimana),  menentukan  bagaimana  sifat  rapat  yang  akan diselenggarakan.

Persiapan rapat yang harus dilaksanakan adalah:

1.  Persiapan administrasi

Persiapan administrasi rapat meliputi:

a.  Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicaraka dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana yang akan diadakan atau dilaksanakan.  Susunan  acara  rapat  harus  dibuat  secara  sistematis karena merupakan panduan untuk jalanya rapat dari awal sampai akhir.

Contoh agenda rapat:

AGENDA RAPAT INOVASI PRODUK

1.  Pembukaan

2.  Pengarahan pimpinan

3.  Laporan tiap bagian

4.  Pembahasan dan tanya jawab

5.  Penutup

Contoh susunan acara rapat:

SUSUNAN ACARA RAPAT RAPAT INOVASI PRODUK

1.  08.00 – 08.30 registrasi

2.  08.30 – 09.00 pembukaan

3.  09.00 – 09.30 pengarahan pimpinan rapat

4.  10.00 – 10.30 laporan bagian produksi

5.  10.30 – 11.00 laporan bagian produksi

6.  11.00 – 12.00 pembahasan dan tanya jawab

7.  12.00               Penutup

b. Menentukan peserta rapat

Berdasarkan agenda yang sudah dibuat maka dapat ditentukan peserta

yang akan diundang dalam rapat tersebut. Penentuan peserta rapat harus mempertimbangkan masalah dan tujuan yang akan dibahas dalam rapat. Dari hasil penentuan peserta tersebut selanjutnya dibuat daftar peserta rapat.

c.  Menyusun undangan rapat

Undangan merupakan surat pemberitahuan yang difatnya mengharap kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu pada tempat dan waktu tertentu. Undangan dibuat dengan mengikuti kaidah   penulisan   surat   resmi.   Dalam   surat   undanga   hendaknya diberikan  catatan  khusus  jika  ada  informasi  yang  dianggap  sangat penting,   misalnya   penggunaan   pakaian   khusu,   catatan   untuk mempersiapkan hal tertentu dan juga nomor telepon jika peserta rapat harus melakukan konfirmasi tentang kehadiranya. Jika catatan sangat banyak dan tidak dapat dimuat pada lembar surat undangan maka surat undangan dapat dilengkapi dengan lampiran sesuai kebutuhan. Undangan hendaknya diserahkan kepada peserta rapat dalam waktu yang tidak terlalu lama dari waktu pelaksanaan rapat agar peserta rapat tidak lupa, namun juga jangan terlalu dekat dengan waktu rapat agar peserta rapat dapat melakukan persiapan. Waktu yang cukup ideal antara 3 – 5 hari sebelum rapat. Setelah undangan dikirimkan, 2 hari sebelum rapat sekretaris harus melakukankonfirmasi kehadiran peserta rapat.

d. Membuat daftar hadir peserta rapat

Daftar hadir diperlukan untuk mengetahui jumlah peserta rapat yang diundang  dan  yang  hadir  dalam  rapat.  Daftar  hadir  dapat  juga digunakan untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti  konsumsi, tempat duduk dan sebagainya.  Daftar  hadir  juga digunakan  sebagai  dokumentasi.  Dalam  penyusunanya  daftar  hadir dapat dibuat dalam bentuk blanko atau dalam bentuk daftar yang telah terisi dengan nama peserta rapat jika peserta rapat yang akan hadir sudah diketahui.

Contoh daftar hadir rapat

DAFTAR HADIR APAT INOVASI PRODUK PT MANGGALA YUDA

No.             Nama                      Jabatan                  Tanda tangan

1.                                                                           1.

2.                                                                                         2.

3.                                                                           3.

4.                                                                                         4.

5.                                                                           5.

e. Mempersiapkan bahan/materi rapat

Bahan-bahan rapat yang harus dipersiapkan antara lain:

• Agenda rapat dan susunan acara rapat
• Bahan-bahan  yang  akan  dibicarakan  dalam  rapat  (makalah, laporan, power point materi rapat dan lain-lain)
• Notula  hasil  rapat  sebelumnya  jika  rapat  merupakan  rapat rutin/rapat yang akan diselenggarakan adalah kelanjutan dari rapat sebelumnya.

2.  Persiapan tempat/ruang rapat

Penggunaan ruang rapat yang nyaman akan mempengaruhi jalanya rapat, rapat yang dilaksanakan pada ruangan yang nyaman akan menjadikan peserta rapat menjadi nyaman dan dapat berkonsentrasi dalan mengikuti rapat. Keadaan ini akan sangat mempengaruhi keputusan rapat yang diambil.  Tempat  rapat  dapat  dipilih  di  dalam  kantor  maupun  di  luar kantor. Tempat di luar kantor yang dapat digunakan sebagai tempat rapat misalnya gedung pertemuan atau hotel. jika rapat dilakukan di luar kantor penyelenggara rapat harus menghubungi pengelola gedung atau melakukan reservadi di hotel. penyelenggara harus memastikan mengenai tanggal dan waktu pelaksanaan rapat.

Setelah tempat ditentukan maka penyelenggara rapat harus menentukan

peralatan yang harus disediakan untuk pelaksanaan rapat. Peralatan yang harus disediakan untuk rapat antara lain meja, kursi,  LCD, komputer,

pegeras suara, papan tulis/flip chart dan lain-lain.

Selain peralatan dan media rapat dalam melaksanakan rapat harus memperhatikan pemilihan dan penataan ruang. Penataan ruang rapat hendaknya dibuat senyaman mungkin dengan memperhatikan:

• Tata cahaya
• Tata warna
• Ventilasi udara
• Penataan suara

Dalam  penataan  perabot  kantor  harus  memperhatikan  beberapa  azas sebagai berikut:

a.  Azas mengenai jarak terpendek

Tata ruang yang baik adalah yang    memungkinkan pekerjaan diselesaikan dengan menempuh jarak yang sependek mungkin, sehingga mencegah penghamburan tenaga dan waktu.

b. Azas mengenai rangkaian kerja

Azas ini menjelaskan bahwa penempatan orang maupun barang atau alat menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Menurut azas ini suatu pekerjaan sebaiknya bergerak maju dan tidak bergerak mundur atau menyilang, sehingga bergeraknya pekerjaan adalah lurus, tidak menyilang atau mundur.

c.  Azas mengenai penggunaan segenap ruang

Ruangan sebaiknya dimanfaatkan dengan maksimal, tidak ada ruangan yang kosong baik secara vertikal maupun horizontal

d. Azas mengenai perubahab susunan tempat kerja

Ruangan yang baik sebaiknya dapat diatur atau diubah setiap saat. Perubahan tata ruang  kantor dapat  terjadi  karena  berbagai  sebab, antara  lain  penambahan  atau  pengurangan  pegawai,  pembambahan atau pengganti parabot kantor, perubahan proses kerja, perubahan, pengurangan tugas pekerjaan.

Dengan memperhatikan azas penataan ruang di atas maka hasil penataan ruang akan menjadi efektif untuk pelaksanaan kerja. Untuk melaksanakan

rapat tentu diperlukan penataan yang khusu terhadap tempat duduk peserta rapat, penataan tempat duduk dengan gaya tertentu ini biasa disebut layout ruang rapat. Penataan tempat rapat/penentuan lay out rapat dibuat dengan memperhatikan:

• Jumlah peserta rapat yang akan diundang.
• Sifat rapat
• Luas ruangan yang ada
• Jenis rapat yanga akan dilaksanakan

Berdasrkan pertimbangan-pertimbangan di atas maka penyelenggara rapat dapat mengatur ruang rapat dengan layout sebagai berikut:

a.Gaya klasikal

Cocok digunakan untuk peserta yang jumlahnya banyak dan digunakan untuk rapat pemberian informasi

b.Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat kebersamaan/team work.

c.  Gaya huruf U

Gaya ini cocok digunakan untuk rapat informal dan rapat penyelesaian masalah.

d.  Gaya round table

Pengaturan  tempat  duduk  gaya  round  table  cocok  digunakan  untuk diskusi kelompok atau workshop.

3.  Persiapan Akomodasi dan konsumsi rapat

Persiapan akomodasi diperlukan apabila rapat dilaksanakan untuk jangka waktu yang lama, misalnya lebih dari 1 hari. Persiapan akomodasi rapat adalah mempersiapkan penginapan untuk peserta rapat. Penginapan harus dipersiapkan dengan kriteria ruangan yang nyaman, aman dan sesuai dengan kekdudukan peserta rapat. Penyelenggara harus mempersiapkan jauh-jauh hari sebelumnya. Peninapan dapat dipilih berupa hotel, mess, asrama dan lain-lain.

Jika rapat diselenggarakan hanya dalam beberapa jam panitia hanya perlu mneyedian  konsumsi  berupa  minum,  makanan  ringan  dan  atau  makan besar. Penyediaan makan besar tergantung dari peraturan masing-masing organisasi.

4.  Persiapan kesehatan dan keamanan

Keamanan dan kesehatan peserta rapat harus diperhatikan. Penyelenggara rapat dapat menyediakan tim kesehatan atau bekerjasama dengan klinik atau  rumah  sakit  jika  ada  peserta  rapat  yang  tiba-tiba  terganggu

kesehatannya.

F.   Lembar Kegiatan Peserta Didik

Kerjakan tugas di bawah ini

Bentuk komunikasi kantor salah satunya adalah komunikasi melalui rapat. Dalam melaksanakan rapat tersebut perlu ditentukan mengenai tujuan, permasalahan yang akan dibicarakan, penentuan peserta rapat, pemimpin rapat, peralatan/media rapat dan adanya notulis. Semua unsur tersebut penting untuk diperhatikan oleh penyelenggara rapat. Dari unsur di atas jawablah pertanyaan di bawah ini:

1. Permasalahan  yang  bagaimanakah  yang  harus  dipecahkan  melalui

rapat.  Berikan  contoh  masalah  dalam  perusahaan  yang  harus dipecahkan melalui rapat.

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

2. Sebuah  rapat  harus  dihadiri  oleh  peserta  rapat  yang  tepat  agar permasalahan dapat terpecahkan dengan baik. Menurut Anda pertimbangan  apa  yang  harus  diperhatikan  dalam  menentukan

peserta rapat.

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

3.  Undangan rapat adalah salah satu bagian penting dalam kegiatan rapat.

Undangan harus disusun dengan baik dan dapat dipahami oleh penerima undangan. Agar tujuan tersebut tercapai maka dalam penyusunan dan pendistribusiaanya  harus  memperhatikan  berbagai  faktor  dan ketentuan. Uraikan dengan bahasa Anda sendiri bagaimana undangan yang baik dari sisi isinya, formatnya dan cara pendistribusianya.

----------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------------------------------

Untuk mengahilkan keputusan yang baik perlu didukung dengan penyediaan ruangan dan pengaturan tempat duduk yang tepat oleh peserta rapat. Ada beberapa jenis pengaturan tempat duduk dalam rapat yang dapat dipilih, diantaranya adalah pengaturan tempat duduk huruf U seperti gambar di bawah ini. Berikan penjelasan singkat tentang pengaturan tempat duduk dengan mosel huruf U pada kolom kedua. Kemudian carilah 3 jenis model pengaturan  tembat  duduk  lain  untuk  kegiatan  rapat,  gambrkan  atau guntIng gambar yang anda temukan dan berikan penjelasn pada kolom kedua:

	Layout ke 1
	Layout ke 2
	Layout ketiga
	Layout keempat

4.    Persiapan lain dalam kegiat a rapt yang juga sangat penting adalah persiapan konsumsi dan akomodasi. Persiapan ini terkait dengan penyediaan makakanan, minuman dan juga penginapan jika rapat dilaksanakan dalam jangka waktu lebih dari satu hari. Berikan pertimbangan tentang penentuan konsumsi apakah dalam bentuk snack atau dalam bentuk makan besar dan juga mengenai pertimbangan waktu penyediaanya.

---------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------------