PERABOTAN KANTOR

PERABOTAN KANTOR

KOMPETENSI DASAR	KOMPETENSI DASAR
3.7     Menganalisis Perabot Kantor             (Office Furniture)	4.7    Memilih Perabot Kantor           (Office Furniture)

A. Pengertian Perabot Kantor

Perabot kantor  yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.

The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perbekalan kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.

Istilah perbekalan sering disampaikan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Padahal yang dimaksud perabot kantor antara lain meja tulis, kursi, lemari arsip, lemari besi dan sebagainya. Sedangkan yang dimeksud perlengkapan kantor yaitu semua benda yang terdapat didalamnya dan diperlukan dalam rangka proses kegiatan kantor. Berdasarkan pengertian – pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa pengertian perbekalan adalah semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas kantor.

B.   Pengetahuan Dasar tentang Perabot Kantor

Perabot kantor (office furniture) sebagai sarana yang menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor, seperti meja, kursi, lemari dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu lama. Umumnya terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.

1.    Bahan Baku Perabot Kantor

Bahan baku perabot kantor pada dasarnya  sama dengan bahan baku perabot rumah. Hanya perbedaannya perabot kantor biasaya memiliki jenis, bentuk, ukuran, dan warna khusus. Pada dasarnya bahan baku perabot kantor yang biasa dijumpai antara lain sebagai berikut :

a.  Besi

Besi merupakan bahan baku yang baik dan sering dijadikan pilhan untuk bahan baku perabot kantor. Akan tetapi karena sifatnya sebagai penghantar panas, ada baiknya jenis perabot kantor dengan bahan baku besi ini diletakkan  dalam suhu udara yang dingin agar terasa nyaman/ perabot kantor dari besi dapat dikombinasikan dengan bahan plastik.

b. Bahan Kayu

Bahan baku dari kayu pantas dipilih sebagai perabot kantor, jika ingin menyatu dengan alam. Warna perabot kantor yang dipilih adalah coklat agak gelap denga garis-garis serat dari kayu itu sendiri. Tentu saja bahan kayu memiliki harga yang berbeda-beda sesuai dengan kualitasnya.  Bahan kayu yang memiliki kualitas tinggi adalah berasal dari kayu jati. Kayu ini dikenal lebih kuat dan kokoh serta memiliki daya tahan yang cukup lama.

c.  Bahan Plastik

Plastik pada awalnya dikenal sebagai bahan baku yang relatif murah meskipun mudah pecah dan tidak tahan lama terhadap beban. Namun saat ini bahan plastik semakin kokoh dan tidak mudah pecah , apalagi bentuknya dibuat semakin menawan dengan sentuhan aneka warna yang menarik. Saat ini beberapa perabot kantor banyak yang terbuat dari plastik.

C.       Jenis-jenis Perabot Kantor

Kita sering melihat perabot kantor menempati posisi di setiap ruang kantor. Bentuk dan warnanya kadang disesuaikan dengan bidang usaha kantor tersebut. Konsep dekorasi interior perabot kantor biasanya tidak sama, sesuai dengan selera masing-masing pengguna kantor tersebut. Perabot kantor biasanya meliputi meja tulis dan kursinya, lemari arsip, meja biasa, rak, lemari besi, dan perabot lainnya.  Macam-macam   perabot   yang   paling   utama   untuk   menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor   antara lain:

1.    Meja Kantor

Kursi dan meja biasanya saling berkait erat. Meskipun dapat dipisahkan namun sebenarnya keduanya diletakkan berdampingan. Meja yang diletakkan lebih tinggi dibandingkan lantai tentu saja sangat membantu siapapun. Berkas-berkas dan perabot kerja aman diletakkan dimeja kerja. Meja tulis yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

a.       Mulai permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahnya memunyai kaki yang cukup terbuka, dengan demikian peredaran udara dapat langsung mencapai kaki karyawan sehingga pemakainya tidak merasa panas. Meja yang terbuka bagian bawahnya juga memudahkan dalam membersihkan lantai.

b.      Permukaan meja tidak terlalu berkilauan karena dapat menyilaukan mata pemakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya digunakan warna yang muda dan terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas yang umumnya berwarna putih akan mudah melelahkan mata.

c.       Luas meja tidak terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan sering kali dipergunakan sebagai tempat untuk menumpuk berkas dan benda-benda lain yang seharusnya disimpan di dalam lemari atau pada rak tersendiri.

Meja-meja kantor dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antar lain sebagai berikut :

a.       Meja tulis atau Meja kerja :

1)  Ukurann  luas  permukaanya  disesusikan  dengan  kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya  akan tetapi yang terpenting bahwa permukaan jangan terlalau besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya.

2)   Tinggi Meja

Untuk golongan meja di Indonesia lazim dipakai ukuran tinggi kurang lebih 0,75 yakni yang dapat  membentuk jarak antara mata  orang  yang  sedang  menulis  atau  membaca  (dengan duduk di atas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.

Contoh beberapa jenis meja :

a)  Meja Staf

    

Gambar 3.1:  Meja yang biasa di gunakan oleh staf,terutama bagian administrasi atau tata usaha

b)  Meja Resepsionis ( penerima tamu)

 Gambar  3.2:  Meja  yang  digunakan  untuk  menerima                                       tamu  ataupun  untuk dijadikan tempat memberi                       informasi yang berhubungan  dengan perusahaan.

 c) Meja Direksi

Gambar 3.3: Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.

d)  Meja Rapat

Gambar 3.4: Meja yang digunakan pada saat pertemuan

                                e) Meja Samping

  

Gambar  3.5:  Meja  samping  biasanya  digunakan  oleh  seorang  sekretaris  dan pimpinan, biasa disebut meja return.

3) Pertimbangan dalam memilih Meja Kantor

Meja kantor dapat menunjang aktivitas sehari-hari selama bekerja. Beberapa pertimbangan dalam memilih meja kantor adalah sebagai berikut :

a)      Kekuatan dan Daya Tahan

Hal yang paling berpengaruh terhadap kekuatan dan daya tahan adalah bahan yang digunakan. Makin berat beban yang akan di letakkan diatas meja, maka kualitas bahan yang dibutuhkan harus makin baik. Untuk meja dari bahan kayu dapat dipilih jenis kayu keras agar awet. Untuk meja dari bahan logam dapat dipilih bahan dari besi baja.

b)      Laci Meja Kantor

Meja kantor pada umumnya dilengkapi dengan laci untuk menyimpan aarsip, alat tulis maupun perlengkapan penting lainnya. Maka laci meja kantor harus dilengkapi dengan kunci agar lebih aman.

c)      Desain Meja Kantor

Desain meja kantor dapat mempengaruhi kenyamanan kerja dan suasana kantor. Desain terkait dengan bentuk meja, penggunaan warna dan lain sebagainya. Desain meja kantor yang bagus akan lebih nyaman dilihat oleh pegawai kantor atau konsumen yang datang. Meja yang dibuat dengan desai yang bagus tentunya dapat mempengaruhi citra organisasi.

d)      Fungsi Meja Kantor

Terdapat banyak jenis meja kantor yang dibuat dengan desain yang beragam. Masing-masing desain meja pada umumnya dibuat untuk fungsi yang berbeda. Ada meja kantor  yang khusus untuk meja komputer. Ada pula yang hanya difungsikan sebagai tempat menaruh berkas-berkas kantor. Ada yang digunakan untuk rapat, ada juga jenis meja kantor yang multi fungsi. Beberapa meja kantor yang bagus seringkali dilengkapi dengan berbagai fitur yang dapat dimodifikasi dalam berbagai bentuk.

Meja kantor dapat dilengkapi dengan panel kayu ataupun bahan lain yang melekat di bagian depan meja. Tujuannya untuk melindungi bagian bawah tubuh pegawai perempuan yang tidak menggunakan seragam celana panjang. Ukuran meja kantor juga harus diperhatikan. Besar kecilnya harus disesuaikan dengan ukuran ruangan kantor agar ruangan tidak terlihat sempit atau kosong.

b.      Meja Komputer

Meja komputer identik dengan meja yang difungsikan untuk meletakkan dan menyimpan perangkat komputer agar lebih nyaman saat digunakan. Meja komputer biasanya dirancang sesuai dengan anatomi tubuh agar tidak mudah pegal saat bekerja di depan layar. Meja untuk perangkat komputer yang baik adalah yang tidak terlalu rendah ataupun tinggi dengan posisi tubuh penggunanya.

1)      Fungsi Meja Komputer

Meja komputer digunakan untuk meletakkan dan menyimpan perangkat komputer agar pengguna lebih nyaman saat menggunakan komputer. Beberapa fungsi meja komputer adalah sebagai berikut :

a)      Menata perangkat komputer, seperti Monitor, CPU, Keyboard, Printer, Speaker, dan perangkat tambahan lainnya;

b)      Menyimpan peralatan kerja lainnya, seperti buku, map, majalah dan peralatan tulis lainnya;

c)      Menjadi bagian dari desain interior kantor yang membuat ruangan kantor menjadi lebih menarik.

2)      Cara memilih Meja untuk Komputer

Sekarang sudah banyak model, desain, bahan dan warna meja untuk komputer. Beberapa hal yang perlu diperhitungkan dalam memilih meja komputer, antara lain :

a)      Beragam model meja komputer dapat diplih sesuai dengan selera dan kebutuhan, contohnya meja yang tempat CPU di bagian bawah kanan atau kiri. Atau model yang berada di sebelah permukaan meja. model sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan perangkat dan ruangan di mana meja tersebut akan disimpan;

b)      Pastikan meja yang dipilih menggunakan bahan yang berkualitas. Oleh karena bobot dari perangkat komputer yang cukup berat. Maka harus dipilih bahan yang kuat. Ukuran meja disesuaikan dengan ruangan. jangan sampai ukuran meja terlalu  besar sehingga ruangan menjadi sempit;

c)      Pilih meja yang dapat di buka pasang, agar sewaktu-waktu harus dipindahkan tidak mengalami kerepotan;

d)      Periksa terlebih dahulu bagian-bagian penting seperti laci, roda, kaki-kaki meja, laci keyboard, dan lainnya, pastikan tidak ada masalah;

e)      Jika warna menjadi bahan pertimbangan, pilihlah sesuai selera karena aktivitas di meja komputer akan lebih menyenangkan.

2. Kursi Kantor

Kursi kantor nantinya akan menempati posisi di ruang kerja untuk setiap orang yang bekerja pada kantor tersebut. Sementara itu, jenis dari beberapa kursi kantor sangat beragam.hal ini disesuaikan dengan fungsi dan peletakan kursi tersebut. Menurut  M. Ralph Barnes, dalam bukunya Motivation anf Time Study, bahwa kursi yang baik harus memenuni syarat-syarat sebagai berikut :

1)        Kursi dapat di atur tinggi rendahnya sehingga cocok bagai pemakainya;

2)        Kursi itu kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari besi dan baja;

3)        Kursi itu sebaiknya disesuaikan dengan bentuk orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel dan tempat duduk berbentuk bulat, sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa nyaman;

4)        Kursi yang baik mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.

a.    Jenis Kursi Kantor

Untuk  kursi kerja  ataupun  kursi  ketik ukuran besar dan tinggi  serta modelnya          harus sesuai dengan orang yang hendak mempergunakanya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 .

1)         Bentuk Kursi Kantor

     Kita sering melihat berbagai bentuk kursi untuk bekerja di kantor memiliki bentuk yang cantik dan menarik. Misalnya kursi dengan alas duduk memakai busa dengan 2 (dua) tangan dan kakinya dengan satu bulatan atau sanggahan kaki berbentuk bulat juga di atasnya. Bentuk ini ternyata memberikan kesan cantik dan feminin. Pada usaha bidang otomotif yang cenderung maskulin, dipilih kursi yang terlihat gagah bentuknya. Atau kursi standar yang biasa dipakai di kantor pada umumnya. Misalnya kursi dari plastik berkualitas dengan dua tangan kursi dan empat batang kaki kursi yang terbuat dari besi baja. Dimana bagian belakang kursi dibuat sedikit melengkung agar orang yang duduk merasa nyaman

2)   Fungsi

Jika dilihat dari fungsinya, pemilihan kursi beberapa jenis usaha memiliki kesamaan, misalnya kursi yang digunakan untuk rapat/pertemuan biasanya tidak dapat diputar dan jika disandarkan tidak akan jatuh ke belakang. Hal ini bertujuan agar peserta rapat tetap fokus terhadap materi yang di bahas.

3)   Pertimbangan Pemilihan Jenis Kursi Kantor

Saat ini banyak model kuarsi yang memberikan kenyamanan untuk penggunanya. Ada jenis kursi yang tinggi sandaran tanggannya dan ketinggian kursi yang dapat diatur sesuai keinginan pemakainya. Bahkan, ada kursi yang bagian bawahnya memiliki roda yang menempel pada kaki agar para penggunanya dapat bergerak bebas tanpa harus berdiri dan meninggalkan kursinya. Oleh sebab itu memilih kursi kantor yang baik dan nyaman untuk bekerja sangat penting. Hal ini banyak orang yang menghabiskan cukup waktu untuk bekerja sambil duduk dikursi.

a)      Kursi yang Ergonomis

Kursi kantor yang baik adalah kursi yang ergonomis, artinya kursi yang nyaman dan menjamin kesehatan penggunanya. Kursi yang ketika diduduki posisi pinggul sedikit lebih tinggi daari posisi lutut, sedangkan posisi abdomen dan paha membentuk sudut 90⁰. Selain itu, telapak kaki juga harus dapat menjejak sempurna ke lantai saat duduk. Pilih kursi yang sandarannya memiliki penyokong untuk tulang belakang yang berada di area punggung bagian bawah. Seperti kita ketahui, struktur tulang belakang yang tidak lurus, jika seseorang duduk tanpa penyangga untuk waktu yang cukup lama cenderung membuat duduk menjadi membungkuk dan menyebabkan rasa sakit di tulang punggung bagian bawah. Selain itu, pilihlah bahan kursi yang terlalu keras dan juga terlalu empuk, karena akan menyebabkan banyak gangguan jika duduk terlalu lama.

b)      Lebar Kursi dan Sandaran Lengan

Kursi kantor yang baik memiliki sandaran tangan yang dapat disetel. Sandaran tangan yang baik dapat membantu kegiatan seperti membaca dan menulis. Selain itu adanya sandaran lengan dapat mengurangi tekanan dan ketegangan dari leher dan bahu.

c)      Penyesuaian Tinggi

Kursi kantor sebaiknya disesuaikan ketinggiannya karena tidak semua orang memiliki tinggi yang sama. Spesifikasi untuk menyesuaikan kursi kantor dengan postur saat duduk yang baik adalah paha harus horisontal ke tanah sementara kedua kaki berada  ditanah dan pergelangan tangan harus lurus (saat mengetik di depan komputer). Jika kursi tersebut tidak ada, maka kita dapat menemukan cara untuk mengubah ketinggian keyboard agar mendapatkan posisi pergelangan tangan lurus saat mengetik dan tubuh sejajar dengan kursi dan lantai.

d)      Stabilitas

Kursi kantor harus stabil. Jika kursi tidak stabil, maka dapat menyebabkan kecelakaan atau cedera yang serius. Jika akan menggunakan kursi beroda, dusahakan mencari kursi dengan roda yang berputar dengan basis lima titik sehingga tidak akan flip ketika seseorang berbaring di kursi tersebut.

3. Lemari kantor

Semua kelengkapan pekerjaan kantor untuk jangka panjang biasanya disimpan di dalam lemari. Lemari berfungsi untuk menyimpan barang-barang atau dokumen  yang penting agar tidak berserakan dan aman dari gangguan. Lemari kantor digunakan untuk menyimpan dokumen kantor, baik yang yang belum selesai, sedang dikerjakanm maupun arsip yang harus disimpan.

a.    Fungsi Lemari Kantor

Semua perkantoran pasti memiliki arsip, dokumen dan surst-surst yang harus disimpan dengan rapi. Misalnya surat masuk dan surat keluar yang haru disimpan sementara dalam map. Namun, menyimpan surat dalam map saja tidaklah cukup, karena dikhawatirkan dokumen dan arsip rusak, lembab, tercecer kemana-mana. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka dibutuhak lemari yang berfungsi menyimpan dokumen maupun perlengkapan kantor.

b.    Jenis Lemari Kantor

Sebuah kantor biasanya memiliki sarana yang dapat digunakan sebagai media penyimpanan. Salah satunya adalah lemari kantor yang digunakan untuk menyimpan berbagai laporan. Beberapa jenis lemari yang dapat dipilih berdasarkan fungsinya, yaitu antara lain :

a)    Lemari Warkat

Lemari-lemari warkat dengan volume antara 0,5   meter kubik sampai 1 meter kubik adalah termasuk lemari golongan B.Lebih besar dari itu A dan Lebih kecil dari golongan B di sebut golongan C, Lemari ini biasanya di gunakan untuk menyimpan  warkat (papers) yang  belum  di olah atau belum di simpan. Maksudnya adalah masih berupa lemabaran kertas.

a)    Lemari rak,

     Lemari ini digunakan  untuk menyimpan map dan bundel laporan maupun dokumen lainnya yang sudah di susun ke dalam map besar atau ordner. Untuk lemari rak ini ukuran  dan  golongan sama dengan  lemari warkat. Lemari rak digunakan untuk menyimpan berbagai dokumen, dapat berupa buku, laporan yang sudah di bendel atau yang sudah dimasukkan ke dalam map/ordner.

b)  Lemari Brankas ( cash-box)

    Lemari brankas identik dengan lemari untuk menyimpan dokumen penting, surat berharga atau uang. Lemari ini dilengkapi dengan sistem keamanan berupa kunci atau kode rahasia yang hanya diketahui oleh pemegang lemari saja. Lemari ini digunakan untuk menyimpan uang, check dan surat berharga lainya.

c)    Filing Cabinet

     Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi atau ketatausahaan. Salah satu peralatan yang digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas (arsip) adalah filing cabinet.

Filling cabinet atau yang biasa kita sebut dengan locker, merupakan lemari arsip yang mempunyai gaya, desain dan ukuran yang berbeda –beda. Alat ini digunakan untuk menyusun file, dokumen dan arsip agar mudah diambil dan dikembalikan kembali pada tempat semula. Filling cabinet juga berfungsi untuk mengatur berkas – berkas atau file agar tertata rapi. Selain itu dengan desain dan gaya serta warna filling cabinet yang beraneka ragam bisa menjadikan filling kabinet sebagai alat memperindah kantor.

Filing cabinet identik dengan perabot kantor berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. umumnya terbuat dari jenis logam yang kuat, tahan lama dan anti lembab. Bahan dasar pembuat filling cabinet bermacam – macam, ada yang dari kaca, kayu, alumunium, besi bahkan ada yang terbuat dari bahan plastik. Ukuran filling cabinet pun bervariasi, ada yang berukuran besar seperti A0, berukuran sedang dan berukuran kecil. Filling cabinet yang berukuran A0 biasanya digunakan untuk menyimpan arsip peta, desain arsitektur rumah atau bangunan, dll, sedangkan filling cabinet yang berukuran sedang biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen dan arsip yang berukuran A4 atau HVS.

Filing Cabinet dikategorikan antara lain :

(1)   Lateral Filing Cabinet

Lateral Filing Cabinet identik dengan lemari arsip berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.

(2)   Drawer Filing Cabinet

Drawer Filing cabinet identik dengan lemari arsip berbentuk laci yang dapat ditarik keluar masuk.  Filing cabinet ini biasanya mempunyai 3 atau 4 laci kotak kecil dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimenyimpan map-map file/dokumen atau kartu yang berukuran kurang  lebih 25 x 35 cm.

 

Filing CabiFiFiling cabinet berfungsi sebagai sarana penyimpan arsip, pelindung arsip dari bahaya kerusakan, agar tahan lama, serta sebagai alat bantu memudahkan pekerjaan di bidang kearsipan. Kearsipan identik dengan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat/arsip menurut sistem tertentu. Pada saat dibutuhkan, maka aarsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Bila arsip-arsip tersebut tidak mempunyai nilai guna lagi, maka harus segera dimusnahkan.

a.     Bahan-bahan pembuatan Lemari

Lemari untuk kebutuhan kantor umumnya terbagi atas beberapa bentuk atau model. Beberapa bagian dapat dipakai untuk pengarsipan dan bagian lainnya sebagai media penyimpanan dokumen yang penting. Jenis lemari menurut bahan bakunya dikategorikan sebagai berikut :

a)      Lemari berbahan Stainless Steel

Ciri-ciri lemari berbahan stainless steel adalah :

(1)   Lebih ringan sehingga mudah dipindah kemana-mana;

(2)   Tahan terhadap korosi, tidak mudah mengalami perkaratan;

(3)   Harga lebih murah dibandingkan bahan kayu ataupun besi;

(4)   Tersedia dalam berbagai ukuran.

b)      Lemari berbahan Besi

Ciri-ciri lemari berbahan besi adalah :

(1)   Tahan terhadap api dan tidak mudah rusak;

(2)   Harga cukup tinggi;

(3)   Jangka waktu pemakaian lebih dari 10 tahun

(4)   Sebaiknya di cat ulang atau dilapisi minyak agar tidak mengalami korosi atau perkaratan

c)      Lemari berbahan Kayu

Ciri-ciri lemari berbahan kayu adalah :

(1)   memiliki nilai artistik tinggi;

(2)   harga murah tergantung kayu yang digunakan. Untuk bahan dari kayu jati memiliki harga relatif mahal;

(3)   daya tahannya cukup baik jika dilakukan perawatan secara tepat, seperti melapisi bagian luarnya secara teratur agar tidak dimakan rayap;

(4)   umumnya mudah terbakar.

4.  Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah   semacam   filing   cabinet   tetapi   penyimpanan   arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga  dalam   penempatan   dan  penemuan  kembali  arsip  tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

Gambar 3.16: Rotary Filling System

5.    Laci-laci kartu

Bentuknya semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daipada laci-laci filing cabinet

  Gambar 3.17: Laci-laci Kartu

      6. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk  menyimpan  kartu  nama  atau  kartu  perpustakaan.  Di  bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

7. Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan  kartu indexks dengan menggunakan  laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja

Gambar 3.19: Cardex (Card Index) Cabinet

8. Alat sortir 
   adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.  Alat  sortir  mempunyai  beragam  bentuk  dan  bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)

Gambar 3.10: Alat Sortir

Sumber: https://ieraperkantoran.wordpress.com/perabot-kantor/

9. Rak Buku

                 Rak buku pada umumnya berukuran besar dengan desain yang elegan yang dilengkapi kaca                             tembus pandang. Rak buku dapat memiliki banyak kegunaan, antara lain menjadi tempat                                  memajang berbagai macam bentuk penghargaan yang diterima perusahaan

10. Sofa dan Meja Tamu

      Umumnya sofa dan meja tamu yang digunakan memiliki desain yang elegan dan memberikan
      kesan formal segala urusan di dalamnya yang berkaitan dengan pekerjaan dan perusahaan atau
      organisasi. Sofa dan meja tamu diletakkan di ruang loby dan ruang pimpinan untuk menerima 
      tamu perusahaan. Ukurannya dapat menyesuaikan dengan luas ruangan yang ada.

Implementasi Tata Letak Perabot Kantor

Perabot kantor (office furniture) meliputi meja, kursi, lemari arsip, rak, lemari besi, filing cabinet dan lain sebagainya, termasul di dalamnya perlengkapan kebersihan dan perawatan kantor. Perabot kantor tidak sekedar menjadi benda fungsional, namus harus mempu menciptakan suasana kantor yang nyaman, serasi dan indah. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa menggunakan perabot yang cocok dapat membuat pegawai yang bekerja di dalamnya merasa nyaman dan betah berada di kantor, mereka lebih semangat dalam bekerja sehingga pencapaian tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan lebih efektif dan efisien.

1. Faktor Kebutuhan Perabotan Kantor

Perabot kantor sangat menentukan keberhasilan kerja para pegawai. Dengan menggunakan perabot kantor yang tepat, para pegawai dapat bekerja lebih efisien. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memenuhi kebutuhan perabot kantor antara lain :

a.    Faktor Fungsional

Faktor fungsional identik dengan pengaruhnya secara langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan, misalnya dalam memilih meja kantor harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1)      Dari permukaan meja sampai lantai tidak semuanya tertutup, untuk sirkulasi udara;

2)      Permukaan meja tidak terlalu mengkilat, sehingga dapat menyilaukan mata;

3)      Luas meja tidak terlalu berlebihan sehingga barang-barang yang terletak dimeja dapat dicapai dengan tangan tanpa harus berdiri;

4)      Laci meja mencukupi kebutuhan dan diatur dengan sebaik-baiknya;

5)      Model-model meja memungkinkan untuk menambah fasilitas kerja.

(gambar ruangan kantor)

b.      Faktor Prestise

Faktor prestise identik dengan siapa yang akan menggunakan perabot kantor yang bersangkutan. Jadi dalam memilih perabot kantor, baik ukuran maupun kualitasnya harus memperhitungkan pejabat yang akan menggunakannya. Misalnya pejabat tinggi harus mendapatkan fasilitas khusus yang lebih istimewa sehingga tamu yang akan mengunjungi kantor/kantor tersebut akan mendapatkan kesan yang baik. Selain itu, meja pimpinan dapat ditempatkan di dalam ruangan tersendiri dengan maksud antara lain :

1)      Tidak terganggu oleh kesibukan pegawai;

2)      Dapat menjalankan tugas pekerjaan dengan tenang;

3)      Menjaga rahasia perusahaan;

4)      Tamu yang dianggap terhormat dapat dilayani dengan baik diruang pimpinan.

c.       Faktor Biaya

Yang harus diperhatikan adalah keadaan keuangan organisasi untuk biaya membeli perabotan kantor. Selain itu juga harus diperhatikan kualitas barang yang baik dan memenuhi syarat standar untuk bekerja.

d.      Faktor Normalisasi

Faktor untuk menentukan model dan ukuran tertentu perabot yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan organisasinya. Misalnya tentang normalisasi ukuran meja sangat menguntungkan. Karena meja yang dibuat dalam ukuran yang sama diperoleh keuntungan antara lain memudahkan apabila akan diadakan perubahan, perawatan lebih sederhana, harga meja dapat lebih murah serra lebih menarik dan teratur.

2. Hubungan antara Perabot Kantor dengan Konsep Dekorasi Kantor

Ruangan dan dekorasi kantor harus diatur dan didesain seindah dan senyaman mungkin agar para pegawai menjadi semangat dan betah di dalamnya. Untuk itu harus dipilih jenis perabot kantor yang sesuai dan dekorasi kantor yang tepat.

a.       Memilih Perabotan Kantor yang sesuai dengan Kebutuhan

Perabot kantor sangat penting untuk menunjang pekerjaan pegawainya. Jenis pekerjaan dan kebutuhan masing-masing kantor berbeda-beda. Hal ini disebabkan karena tipe usaha yang dijalan juga berbeda-beda.

Untuk itu sangatlah penting memilih perabot kantor yang sesuai dengan kebutuhan. Hindari membeli perabot yang tidak penting. Hal ini hanya membuat ruangan kantor menjadi sesa oleh barang-barang yang tidak berfungsi.

b.      Memilih Bahan dan Warna Perabotan

Sangatlah penting memilih bahan dan warna perabotan kantor yang tahan lama. Pastikan juga perawatannya agar tidak mengeluarkan biaya perawatan yang besar. Namun harus dihindari pula memilih perabot kantor yang terlalu nyaman karena dikhawatirkan membuat pegawai menjadi malas.

Selain itu perlu diperhatikan pula warna perabotan. Diusahakan memilih warna yang seirama dengan dekorasi ruangan dan tema kantor. Penggunaan warna yang selaras dapat membuat pegawai kantor betah bekerja. Umumnya warna yang dipilih adalah yang bernuansa lembut.

c.       Memilih Jenis Perabotan sesuai dengan Fungsinya

Setiap jenis perabotan kantor memiliki fungsi masing-masing. Misalnya komputer yang berfungsi untuk menyimpan dan mengolah data pekerjaan dengan lebih cepat dan mudah. Selain itu jangan memilih perabotan yang ukurannya besar, pertimbangkan dengan tempat penyimpanannya. Jangan disimpan di tempat yang mengganggu dan dapat menghambat kelancaran pekerjaan kantor.

3. Kelebihan dan Kekurangan Perabot Kantor

Bahan baku kayu banyak dijadikan sebagai perabot kantor. Namun dibalik kelebihannya, kayu juga memiliki beberapa kekurangan.

a.       Kelebihan Perabot Kantor dari Kayu

Beberapa kelebihan yang dimiliki perabot kantor berbahan baku kayu adalah :

1)      Memiliki Cita Rasa Tinggi

Perabot dengan bahan baku kayu memang memiliki nilai artistic yang sangat alami dari alam. Gars-garis serat yang membuat motif-motif cantik sebagai ciri khas dari pohon asal mereka, membuat mata benar-benar dimanjakan. Seolah kantor tersebut memang mengusung back to nature sebagai dekorasi setiap ruangan di dalamnya.

 Warna natural krem dan coklat pun adalah warna simple yang tetap elegan dan sangat berkelas untuk memenuhi ruangan kantor. Dengan menghadirkan perabot berbahan baku kayu, tentu saja banyak klien yang akan menikmati suasana kantor selain untuk fokus terhadap proyek yang sedang mereka kerjakan bersama.

2)        Bisa diukir

Pengukiran sangat dekat sekali dengan bahan baku kayu. Para pengukir menjadikan kayu sebagai mediasi mereka dalam menciptakan sebuah ukiran. Daya imajinasi dan kreatifitas dituntut lebih pada mereka supaya bisa menghasilkan barang yang memiliki nilai jual tinggi.

Dengan begitu, Anda tentu tertarik menjadikan kayu sebagai bahan baku perabot kantor yang hendak Anda beli. Kalau pun tidak ingin ada ukiran, bahan baku kayu tetap terlihat sangat menarik dengan motif yang dibawa dirinya sendiri.

b.      Kekurangan Perabot Kantor dari Kayu

Satu hal yang membuat kekhawatiran memilih perabot kantor dari bahan kayu adalah kedatangan rayap. Karena sekali rayap menguasai kayu, maka jangan heran kalau kayu tersebut akan hancur. Materi yang ada di dalam kayu tersebut habis dimakan sekumpulan rayap.  Meski begitu, ada obat anti rayap yang bisa diolesi ke semua permukaan kayu. Sehingga ini menjadi penghambat rayap merusak perabot cantik yang menjadi pilihan Anda.

Saksikan juga video berikut :

https://www.youtube.com/watch?v=qko5A2Rk8cc

TUGAS    !

A.   Baca dan cermati materi perabot di atas dengan sungguh-sungguh !

B.    Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar !

1.       Jelaskan pengertian perabot kantor !

2.       Sebutkan macam-macam perabot kantor!

3.       Perabot kantor dapat dibuat dari bahan apa saja?

4.       Jelakan tentang kriteria meja yang baik !

5.      Perhatikan tempat kerja kamu pada saat pelaksanaan PKL, jenis meja apa saja yang ada ?

6.  Jelaskan pertimbangan apa saja yang perlu diperhatikan saat membeli perabot kantor 

7.       Menurut kamu bagaimana kriteria kursi yang ergonomis ?

8.       Selain meja kantor, lemari jenis apa saja yang ada di tempat kerja kamu ?

9.       Cermati video diatas. Sebutkan jenis-jenis kursi yang ada dalam video tersebut !