MENYUSUN LAPORAN PERTEMUAN

MENYUSUN LAPORAN PERTEMUAN

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara pertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada antara mereka. Laporan dapat juga diartikan sebagai salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kkepada pihak yang lainnya.

A.  Fungsi Laporan

1.    Sebagai bahan untuk pertanggungjawaban

2.  Sebagai alat untuk menyampaikan inforasi

3.  Sebagai alat pengawaan

4.  Sebagai bahan penilaian

5.  Sebagai bahan pengambilan keputusan

B. Manfaat Laporan

1.    Sebagai dasar penentuan kebijakan

2.    Sebagai bahan untuk penyusunan rencana kegiatan berikutnya

3.    Dapat mengetahui perkembangan dan proses dari peningkatan kegiatan

4.    Menjadi sumber informasi

  

C.  Penyusunan Laporan

Laporan merupakan alat komunikasi dari satu pihak kepada pihak lain sehingga sebuah laporan harus disusun dengan baik dan mengikuti aturan dalam penulisan laporan. Laporan yang baik adalah laporan yang dibuat dengan jelas, ringkas, lengkap, logis dan sistematis. Untuk menghasilkan laporan yang baik maka penyusun laporan harus mengetahui tata cara dan urutan laporan.

1.    Laporan yang baik hendaknya memnuhi kriteria di bawah ini:

a.    Objektif

Laporan haruslah objektif. Laporan tidak boleh mengandung pendapat- pendapat  pribadi  dan  tidak  dipengaruhi  oleh  pemikiran  penulis. 

Laporan semata-mata hanya merupakan deskripsi dari kenyataan dan

disusun berdasarkan fakta yang spesifik. Penulis hanya sebagai media penyampaian fakta. Apabila tidak objektif,maka laporan akan menjadi sesuatu yang meragukan.

b.    Menarik

Laporan harus menarik, baik dari segi topic maupun tampilan. Laporan yang  menarik  topiknya  ditandai  dengan  pengangkatan  topik  yang 

aktual,   belum   pernah   dilakukan,   dan   dapat   bermanfaat   untuk

masyarakat. Dari segi tampilan, menarikberarti disajikan dengan baik sehingga mempermudah pembaca memahami isi dari laporan.

c.  Lengkap

Laporan harus lengkap isinya. Laporan dikatakan lengkap isinya apabila semua bagian-bagian penting dalam laporan ada dan dijelaskan secara gamblang.  Sehingga pembaca akan  mengetahui  detil  dari  apa  yang dilaporkan.

d. Komunikatif

Laporan harus menggunakan bahasa yang komunikatif sehingga bisa mengomunikasikan permasalahan dengan baik. Bahasa yang komunika tif adalah bahasa yang baik, benar, serta mudah dimengerti. Dengan bahasa yang komunikatif, pembaca tidak akan  dibingungkan de ngan laporan yang sedang dibacanya sehingga tujuan dari penulisan   laporan tercapai.

2.    Susunan Laporan

a.     Pendahuluan

Bagian ini menjelaskan mengenai background acara atau kegiatan yang sudah dilakukan serta tujuan dari diadakannya acara tersebut. Berikan kejelasan tempat dan waktu pelaksanaan secara singkat.

b.     Uraian Kegiatan

Berisi gambaran atas seluruh kegiatan yang sudah dilakukan. Berikan penjelasan secara sistematis mengenai acara/kegiatan berupa waktu,Tempatdan juga uraian kegaitan dan hasil yang diperoleh.Can tumkanjuga susunan acara pada kegiatan tersebut.

c.     Penutup

Penutup berisi kesimpulan mengenai jalanya kegiatan seperti hasil yang diperoleh, kendala dan faktor pendukung sehingga kegiatan yang dilaksankan dapat berjalan.

d.     Lampiran

Lampiran bias ditambahkan pada bagian akhir setelah penutup. Lampiran berupa foto sebagai dokumentasi acara tersebut, jadwal kegiatan, daftar hadir dan lampiran lain yang sesuai denga sisi laporan.

3.    Format Laporan

a.  Kata pengantar, Berisi tentang latar belakang mengapa acara ini ada beserta tujuan singkat dibentuknya acara tersebut.

b.  Daftar isi

c.  Pendahuluan,Penjelasan mengenai keseluruhan  acara, tuliskan selengkapnya. Masukkan juga alas an-alasan dibuatnya acara tersebut.

d.  Tujuan kegiatan berisi penjelasan mengapa acara inidibentuk atau apa yang melandasi tujuan acara ini dibentuk. Paparkan secara  jelas dan ringkas.

e.  Isi, berisi penjelasan secara rinci mulai dari apa acaranya,siapa saja yang akan menghadiri, apa saja yang akan ditampilkan dan bagaimana urutan dari acara tersebut.

f.   Saran, berisi saran untuk pelaksanaan cara berikutnya. Apakah dari  segi pelaksanaan yang lebih diperbaiki atau ari segi acaranya sendiri.

g.  Penutup Berisi ringkasan kegiatan yang sudah dilakukan. Penutup  juga menjadi bab yang akan menutup laporan kegiatan anda.

h.  Lampiran

D. Latihan

Laporan adalah salah satu alat komunikasi antara atasan dan bawah.

Sebagai alat komunikasi sebuah laporan harus dapat memberikan penjelasan yang dibutuhkan. Menurut anda untuk menyususn laporan yang baik, persyaratan apa yang harus dipenuhi pada sebuah laporan ?

-----------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------

Apabila anda diberi tugas untuk menyelenggarakan sebuah rapat di perusahaan Anda apakah perlu anda menyusun laporan hasil rapat ? 
Berikan alasan Anda

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

Jika  anda  menyusun  laporan  rapat,  apa  saja  yang  akan  anda           laporkan? Tuliskan dalam bentuk sistematika laporan

-------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------