TATA RUANG KANTOR

TATA RUANG PERKANTORAN

KOMPETENSI DASAR	KOMPETENSI DASAR
3.9. Menerapkan tata ruang kerja/kantor        (office layout)	4.9. Melakukan penataan ruang        kerja/kantor (office layout)

A.  Pengertian Tata Ruang Kantor

Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, salah satu faktor penting yang mempengaruhi kelancarannya adalah penataan ruang kerja dan fasilitas (perabot, peralatan, perlengkapan) kantor yang disusun dengan sebaik-baiknya dalam ruangan yang tersedia. Penempatan peralatan dan perabot kantor pada letak yang tepat dan penataan ruang kerja yang baik akan mendatangkan kepuasan bagi para pegawai. Perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini pun menuntut penerapan tata ruang kantor yang tepat untuk dapat meningkatkan produktivitas kerja. Oleh karena itu penataan ruang kerja dalam suatu kantor merupakan kebutuhan perkantoran modern.

Untuk lebih jelasnya perhatikan pengertian tata ruang menurut para ahli.

1.      Menurut The Liang Gie dalam bukunya “Administrasi Perkantoran Modern”, dikatakan bahwa, Tata Ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang  memberikan kepuasan bekerja pada para karyawannya”.

2.      Menurut George Terry, “Office layout in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost.”

(tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

3.      Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Dari beberapa pengertian di atas, dapat diambil suatu kesimpulan bahwa yang dimaksud tata ruang kantor adalah penyusunan dan penentuan perabot, peralatan dan perlengkapan kantor pada tempat yang tersedia sesuai dengan letak yang tepat sesuai kebutuhan serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kenyamanan bekerja dan kepuasan bagi para pegawai kantor.

Pengaturan tata ruang mempunyai peranan yang penting dalam sebuah kantor. Namun kenyataanya masih banyak dijumpai kantor-kantor yang kurang memperhatikan penataan ruang ini. Kita sering menjumpai bagian kantor yang banyak melayani pelanggan justru ditempatkan di bagian belakang kantor sehingga pelanggan harus bertanya kesana-kemari sehingga menghabiskan waktu dan tenaga. Selain itu masih banyak kantor yang kurang memperhatikan asas tata ruang, dimana arus pekerjaan masih simpang siur dan menyebar ke semua arah sehingga menyebabkan pemborosan tenaga.

B.   Tujuan Tata Ruang Kantor

Penyusunan tata ruang kerja yang baik, akan memberikan efek yang baik yaitu proses pekerjaan akan berlangsung secara efektif dan efisien. Beberapa pendapat menurut para ahli tentang tujuan tata ruang kantor, yaitu :

1.      Menurut The Liang Gie, dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai,antara lain :

1)      Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin;

2)      Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar;

3)      Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan;

4)      Kesehatan dan kepuasan kerja pada pegawai dapat terpelihara;

5)      Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan;

6)      Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapatkan kesan yang baik tentang organisasi itu;

7)      Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan (The Liang Gie, 2000: 188-189).

2.      Dua ahli dari Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi suatu kantor, adalah :

1)      Persyaratan perundang-undangan dipenuhi;

2)      Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar;

3)      Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan, tenaga, listrik, telepon dan lain-lain;

4)      Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang;

5)      Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja;

6)      Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja terpelihara;

7)      Komunikasi dan arus kerja diperlancar;

8)      Lalu lang para juru tata usaha diantara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah;

9)      Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan;

10)  Saling mengganggu di antara para juru tatausaha dihindarkan;

11)  Kebebasan diri dankeamanan diusahakan sepanjang perlu (The Liang Gie, 2000: 189).

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa  tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut :

1.    Memberikan kenyamanan kepada karyawan, sehingga karyawan nyaman dalam bekerja.

2.    Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.

3.    Mencegah para pegawai di bagian yang berbeda merasa terganggu oleh publik yang hendak menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lain yang mungkin timbul.

4.    Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena prosedur kerja yang dapat dipersingkat

5.    Menjamin lancarnya proses pekerjaan terkait.

6.    Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

7.    Memudahkan dalam pengawasan.

8.    Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

9.    Memberikan pencitraan yang baik terhadap pelanggan perusahaan.

10.  Mengusahakan adanya keleluasan, terutama bagi :

a)    Gerakan pegawai yang sedang bekerja

b)   Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu

c)    Kemungkinan perkembangan an perluasan kegiatan di kemudian hari.

Tata ruang yang baik harus dapat mewujudkan tujuan di atas. Oleh karena itu untuk dapat mencapai tujuan tersebut maka penyusunan perabot kantor, peralatan kantor, perlengkapan kantor dan penataan ruangannya harus disusun sedemikian rupa sehingga pekerjaan mengikuti arus kerja dan membatasi penundaan sampai sekecil mungkin.

C.  Manfaat Tata Ruang Kantor

Dengan tata ruang yang baik, akan diperoleh banyak keuntungan.  Sebagaimana disampaikan oleh The Liang Gie bahwa tata ruang yang baik mempunyai beberapa keuntungan, antara lain :

1.      Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar-mandir yang seharusnya tidak perlu;

2.      Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;

3.      Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui bagian tertentu;

4.      Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien;

5.      Pengawasan mudah dilakukan;

6.      Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Selanjutnya Drs. Moekijat dalam bukunya Tata Laksana Kantor, mengatakan bahwa tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut :

1.      Merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan;

2.      Peghematan penggunaan ruang lantai yang tepat;

3.      Pengawasan dapat dipermudah;

4.      Hubungan dapat dipercaya;

5.      Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik;

6.      Jalannya pekerjaan lebih lancar;

7.      Menambah kesenangan dan semangat kerja bagi karyawan.

Berdasarkan pendapat di atas dapat disimpulkan beberapa manfaat tata ruang kantor yang baik, antara lain :

1)             Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.

2)   Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada   secara efektif.

3)   Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.

4)             Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

5)   Memberikan kesan positif terhadap pelanggan perusahaan.

D.  Asas-asas dan Prinsip Tata Ruang Kantor

1.    Asas-asas Pokok Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan untuk tempat kerja yang menghasilkan suatu barang, namun dengan penyesuain seperlunya dapatlah beberapa diantaranya dijadikan dasar bagi tata ruang kantor untuk menjamin  penyusunan dan penataan ruang kantor sesuai dengan yang diharapkan (tepat, efektif dan efisien). Beberapa asas itu antara lain :

1)      Asas jarak terpendek

Jarak terpendek adalah garis lurus yang menghubungkan dua buah titik. Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus tata ruang yang baik yaitu yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak sependek-pendeknya. Oleh karena itu jarak terpendek ini hendaknya harus mendapat perhatian.

2)      Asas rangkaian kerja

Asas ini merupakan pelengkap dari asas terpendek, karena jarak terpendek ini dapat dicapai apabila penempatan pegawai dan peralatan kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai dikerjakan, tidak ada pergerakan mundur atau menyilang. Hal ini berarti bahwa jalan yang harus ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah proses itu selalu mengarah maju ke depan menuju penyelesaian. Bentuknya dapat berupa garis bersiku, lingkaran atau berbentuk huruf L atau U.

3)      Asas penggunaan segenap ruang

Tata ruang yang baik adalah menggunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai (ruang datar), tetapi juga ruang vertikal. Pada prinsipnya dalam asas ini menghendaki tidak adanya ruang yang kosong tidak terpakai.

4)      Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini menghendaki kemungkinan melakukan perubahan dengan mudah dan tidak memakan biaya yang besar. Kemungkinan perubahan tata ruang dapat terjadi karena adanya peningkatan kuantitas dari kegiatan pekerjaan kantor.

2.    Prinsip-prinsip tata ruang kantor

Ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan pada saat menata ruang kantor agar pekerjaan kantor dapat berjalan efektif dan efisien, antara lain :

1)   Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus;

2)   Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan berdekatan;

3)   Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak pendek;

4)   Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya;

5)   Penggunaan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan;

6)   Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap sumber cahaya;

7)   Kesatuan yang banyak berhibungan dengan pelanggan harus ditempatka dibagian depan,sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain;

8)   Satuan yangtugas pekerjaannya bersifat gaduh, sebaiknya diletakkan didekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan kerja lainnya, lebih-lebih yang banyak menjalankan pekerjaan otak;

9)   Tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah dijangkau oleh petugas.

Demikianlah asas dan prinsip yang harus diperhatikan dan dijadikan pedoman dalam penataan ruang kantor, sehingga tercipta ruang kantor yang baik, tepat dan efisien dalam melaksanakan seluruh pekerjaan kantor.

E.  Merancang Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

1.    Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

2.    Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

3.    Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.

4.    Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.

5.    Penerangan atau pencahayaan yang baik.

6.    Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

7.    Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan

Ketika kita merancang ruangan kantor, perlu juga diperhatikan apakah diperluakan ruangan terpisah atau tertutup untuk bagian-bagian yang berbeda ataukah cukup terkumpul di dalam ruangan yang luas atau ruangan terbuka. Hal ini perlu diperhatikan karena masing-masing ruangan memiliki kelebihan dan kekurangannya, dan apabila kita tidak memperhatikan hal tersebut maka akan mendapatkan kesulitan di dalam pelaksanaannya. Pada dasarnya ada 4 macam tata ruang kantor, yaitu:

1.  Ruang Kantor Terbuka

Ruang kantor terbuka adalah ruangan di mana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan menjadi beberapa bagian atau tidak menggunakan penyekat sebagai pemisah, akan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka.

Perencanaan suatu ruang terbuka perlu diperhitungkan dengan seksama, sehingga tidak ada yang merasa dirugikan. Oleh karena itu perencana perlu memehami keuntungan-keuntungan dan kerugian dari tata ruang terbuka.

KEUNTUNGAN

KERUGIAN

·     Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi. ·     Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi. ·     Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja. ·     Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya. ·     Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja. ·     Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja antarpegawai baik. ·     Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan kerja.

·       Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan. ·       Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi. ·       Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas. ·       Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan. ·       Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik. ·       Memerlukan air conditioning untuk mengurangi debu dan pendingin udar serta air cleaner untuk mengurangi bau.

2.   Ruang Kantor Tertutup

           Ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang

           dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja, dengan 

            maksud memberikan keamanan dan kenyamanaa 

            dari petugas fungsional.

  

KEUNTUNGAN

KERUGIAN

·       Konsentrasi kerja lebih terjamin. ·       Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi baik dari segi pembicaraan, dokumen-dokumn, atau asset perusahaan yang berharga. ·       Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan. ·       Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki. ·       Dapat lebih menghargai tamu.

·       Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi berkurang. ·       Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan ·       dan biaya peralatan lainnya. ·       Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi. ·       Mempersulit pengawasan. ·       Memerlukan ruangan yang luas.

3. Ruang kantor berpanorama

Yang dimaksud dengan Tata Kantor Berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

KEUNTUNGAN	KERUGIAN
·     Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja. ·     Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. ·     Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan. ·     Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.	·     Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya. ·     Biaya pemeliharaan tinggi. ·     Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah. ·     Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

4. Tata Ruang Kantor Gabungan antara Tertutup, Terbuka dan Berpanorama

Tata ruang gabungan ini perlu dipertimbangkan karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai keuntungan dan kerugian yang ada, dapat diciptakan tata ruang kantor gabungan.

Apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut :
a. Tata Ruang Pribadi (Private Office)
    Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai   

    alasan seperti prestis dan status. Misalnya     

    ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apabila membutuhkan ruangan

    yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja dengan

    menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

b.    Tata Ruang Antar Bagian
1) General office area
    General office area lebih banyak disukai daripada private office area. Hal tersebut     

    dilakukan jika :

a)    Biaya membuat private area dirasakan lebih mahal.

b)   Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan secara langsung terhadap bawahan.

c)    Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan lay out.

d)   Tidak ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture.

e)    Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.

f)    Adanya asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan bottom up decision making.

2)      Private office area
Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, ruang pelahan

3)      Service area
Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya : ruang dapur, café, ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4)   Storage area
Storage area digunakan untuk menyimpan barang. Misalnya : ruang penyimpanan bahan mentah, barang setangah jadi, dan barang jadi serta ruang arsip.

F. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor

Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor, perlu kita perhatikan juga faktor-faktor 

lain  yang dapat mempengaruhi terhadap penataan tata ruang kantor yaitu cahaya, warna, udara dan suara.

1.    Pencahayaan

Cahaya penerangan yang cukup merupakan hal penting dalam tata ruang kantor. Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja pegawai, karena mereka dapat bekerja lebih cepat, sedikit membuat kesalahan, dan tidak membuat mata lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan kantor disebabkan oleh penerangan yang buruk. Misalnya ruangan terlalu gelap atau pegawai harus bekerja di bawah penerangan yang menyilaukan. Kurangnya sinar pencahayaan dapat menimbulkan ketegangan otot dan kelelahan mata serta

kesalahan kerja kan lebih banyak terjadi sehingga produktivitas kerja menurun.

Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, antara lain :

1)      Hasil pekerjaan atau produktivitas kerja bertambah;

2)      Kualitas pekerjaan lebih baik;

3)      Kesalahan-kesalahan berkurang;

4)      Semangat kerja pegawai lebih baik;

5)      Mengurangi ketegangan dan kelelahan  (mata dan psikis)

6)      Prestise lebih baik untuk perusahaan/organisasi

Pada umumnya kantor-kantor di Indonesia bekerja dengan penerangan dari cahaya matahari. Cahaya matahari merupakan cahaya alam yang paling baik, karena itu perlu dimanfaatkan sebaik mungkin. Keuntungan penggunaan cahaya matahari adalah kekuatan cahaya cukup untuk melihat denga jelas dan juga tidak memakan banyak biaya. Namun demikian cahaya matahari kurang dapat diatur sesuai keinginan manusia. Lebih-lebih dalam gedung yang luas dan kurang

jendelanya serta di waktu malam hari,

cahaya matahari tidak dapat menembus sepenuhnya pada jarak tertentu. 

Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu cahaya yang berasal dari sinar matahari dan cahaya buatan berupa lampu. Apabila cahaya lampu tersebut disusun dengan teknik yang baik maka penerangan akan sempurna untuk ruangan-ruangan kerja yang gelap atau untuk bekerja di waktu malam.

Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :

1)      Cahaya langsung

2)      Cahaya setengah langsung

3)      Cahaya setengah tidak langsung

4)      Cahaya tak langsung

1)      Cahaya langsung

Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Apabila dipakai lampu biasa (pijar), cahaya bersifat sangat tajam, bayangan yang ditimbulkan sangat jelas, cahaya ini cepat menimbulkan kelelahan pada mata, lebih lebih apabila terletak dalam lingkungan sudut 45 derajat dari penglihatan mata, lampu ini dapat menyilaukan si pekerja. Jadi, penerangan lampu yang memberikan

cahaya langsung seperti umum dipakai di Indonesia sebenarnya tidak baik.

2)      Cahaya setengah langsung

Cahaya ini memancar dari sumbernya dngan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas dengan warna seperti susu. Cahaya ini tersebar ke berbagai jurusan sehingga bayangan yang ditimbulkan tidak terlalu tajam, namun sebagian cahaya tetap langsing jatuh ke permukaan meja dan memantul kembali ke arah mata si pekerja. Hal ini juga

 masih kurang memuaskan walaupun sudah

lebih baik dairpada cahaya langsung.

3)      Cahaya Tak Langsung

Penerangan lampu yang terbaik adalah cahaya tak langsung. Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit-langit ruangan, dari situ barulah dipantulkan ke arah permukaan meja, sifat cahaya ini benar-benar sudah lunak,karena itu tidak mudah menimbulkan kelelahan pada mata. Dan karena cahaya ini tersebar dengan merata

ke semua penjuru, coraknya uniform dan

tidak menimbulkan bayangan.

4)      Cahaya Setengah Tak Langsung

Penerangan semacam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca. Cahaya ini sudah lebih baik daripada cahaya setengah langsung, karena sumbernya untuk sebagian besar adalah langit-langit ruangan. Sifat cahaya dan bayang-bayang yang diciptakannya sudah tidak begitu tajam.

Selain jenis cahaya, yang juga penting untuk penerangan ruang kantor adalah banyaknya cahaya penerangan itu, berapa banyak cahaya yang diperlukan untuk pekerjaan dikantor? Hal ini tergantung dari jenis pekerjaan itu sendiri. Aktivitas yang membutuhkan penglihatan tajam memerlukan cahaya yang lebih banyak. Suatu perkumpulan para insinyur yang ahli dalam bidang penerangan di Amerika Serikat (Illuminating Enginering Society) menyusun daftar tentang banyaknya cahaya yang harus digunakan di dalam menerangi sebuah kantor.

Macam Pekerjaan		Saran-saran besarnya cahaya (menurut perhitungan dengan Foot Candle). *)
1.	Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan tajam... Ini meliputi pekerjaan mengenai huruf-huruf dan angka-angka yang lembut, perbedaan warna yang samar atau untuk jangka waktu lama secara terus menerus. Contoh : memeriksa perhitungan,melakukan pembukuan dan menggambar	50 Watt
2.	Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan biasa. Contoh : membuat surat, mengurus arsip, rapat, bagian penerimaan dan pengiriman surat	30 Watt
3.	Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas lalu. Contoh : ruang aktivitas, resepsi, tangga gedung atau kamar mandi	10 watt
4.	Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sederhana Contoh : lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung	5 Watt

               *) yaitu satuan hitung untuk mengukur besarnya penerangan

Demikianlah besarnya cahaya yang sebaiknya digunakan dalam tata ruang kantor yang disesuaikan dengan jenis peka bahwa pekerjaan yang ada dalam kantor. Perlu diingat juga merancang tata ruang kantor hendaknya cahaya itu tiba dipermukaan meja para pegawai dari arah kiri, dan meja-meja tidak boleh disusun menghadap jendela karena akan menimbulkan kesilauan.

2.  Perencanaan Warna

Warna merupakakn faktor penting untuk memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Misalnya warna mempunyai pengaruh yang sangat penting atas tekanan darah dan ketegangan syaraf. Beberapa warna memberikan perasaan yang menekan dan cendrung mempercepat tindakan, sebaliknya warna yang lain mendorong kehangatan dan perasaan gembira serta cendrung memperlambat suatu tindakan.

Warna-warna kuning, jingga dan merah di pandang sebagai warna-warna yang panas, warna ini biasanya mempunyai pengaruh psychologis mendorong kehangatan dan perasaan gembira. Sebaliknya warna-warna yang sejuk seperti warna biru, ungu, dan hijau tua biasanya menimbulkan pengaruh ketenangan. Para ahli membedakan tiga warna pokok yaitu:

a.          Warna Merah

Warna merah merupakan warna yang mengambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan untuk menggugah panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu pekerkjaan. Akan tetapi juga tidak baik pengaruhnya jika digunakan terlalu banyak.

b.  Warna Kuning

Warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk menimbulkan rangsangan pada mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang dan gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan. Warna kuning ini dapat digunakan pada kamar atau lorong-lorong yang gelap.

c.  Warna Biru

Warna adem, sebagai warna dari langit dan samudera menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah. Warna biru sangat baik digunakan untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, karena dapat menimbulkan suasana dingin dan tenang. Akan tetapi sebaliknya, pemakaian yang berlebihan dapat menimbulkan perasaan yang tidak baik karena dapat menekan perasaan.

Dari ketiga warna tersebut dapat diciptakan warna lain sebagai kombinasi dari ketiga warna tersebut. Dalam pemilihan warna harus hati-hati dan seksama, karena seandainya terjadi kesalahan memilih warna akan menimbulkan berbagai akibat. Misalnya warna kelabu akan menjadikan orang cepat mengantuk, warna yang terlalu kuat atau berlebihan akan mengakibatkan sakit kepala atau perasaan tertekan, dan lain sebagainya.
            Sebuah ruangan yang seluruhnya berwarna putih dan menerima sinar yang cukup, terbukti terlampau terang untuk bekerja secara efisien, karena menyilaukan pegawai. Oleh karena itu menciptakan tataruang kantor yang baik hendaknya dipakai bermacam-macam warna.

Perencanaa  warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan telliti dan sebaik-baiknya. Warna ruang kantor bukan hanya untuk menyejukkan mata para karyawan, tetapi warna suatu ruang juga harus dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawannya. Berikut adalah sifat warna dan efek psikologinya bagi mata:

Warna	Sifat	Efek
Kuning	Kehangatan, bercahaya, cerah	Membangitkan energi, suasana hati (mood), dan vitalitas
Hijau	Alami	Menyeimbangkan emosi, ruangan terasa segar, sejuk, dan tenang
Biru	Harmonis, tenang, lapang	Menimbulkan perasaan tenang, tentram, sejuk, hening, damai, nyaman, dan aman
Putih	Orisinil, ringan, polos, tentram, nyaman, terang	Menimbulkan perasaan dingin, steril, dan kaku
Merah Muda	Ceria dan romantis	Memberikan kesan lembut, menenangkan, mengesankan anak muda.

Tabel 1.4 Sifat Warna dan Efek Psikologinya

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh berbagai keuntungan, antara lain :

a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan;

b.   Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan paroduktivitas pegawai;

c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan;

d.   Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai;

e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and Secretarial Administration" mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang yang harus dilayani, diantaranya adalah :

a.    Kepercayaan terhadap kantor. Disadari atau tidak kesan orang akan timbul setelah ia melihat wujud kantor termasuk warna yang dilihatnya. Kantor yang cerah, menarik, efisien cendrung menimbulkan rasa percaya orang kepada kantor tersebut. Sebaliknya kantor yang suram dapat menimbulkan rasa kurang percaya.

b.    Efisiensi atau produktivitas. Warna yang tepat dapat memberikan rasa bangga pegawai akan lingkungannya, sehingga mereka akan menjaga dengan rapi dan teratur. Dengan warna yang tepat akan berpengaruh pada semangat kerja, sehingga produktifitas pegawai akan meningkat.

c.  Moral. Tidak adanya gangguan terhadap mata akan mengurangi ketegangan urat syaraf dan beberapa gangguan lain yang disebabkan warna yang mempengaruhi sikap orang terhadap orang lain dan terhadap organisasi atau kantor. Karena itu konflik akan terkurangi sehingga timbul semangat bekerja sama dan loyalitas.

3. Perencanaan Udara

     Dalam menata ruangan kantor perlu juga memperhatikan keadaaan udara, bagaimana seorang pegawai selalu mendapatkan atau menghirup udara yang segar. Yang penting dalam faktor udara adalah suhu udara dan banyaknya uap air pada udara itu. Udara yang panas dan lembab menekan terhadap tenaga dan daya cipta seseorang.

     Pekerjaan kantor lebih bersifat pikiran sehingga kesegaran udara harus mendapat perhatian, bila tidak diperhatikan akan menyebabkan orang mudah pusing dan produktivitasnya menurun, karena kondisi udara yang panas akan membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat.

     Menurut Soetarman, bahwa “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Untuk itu maka yang paling mendekati kondisi bekerja dengan nyaman bagi pegawai adalah udara dengan suhu 25,6 derajat celcius.

     Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut :

1)      Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (air condotioning). Walaupun alat tersebut cukup mahal harganya, tetapi bagi pegawai yang menghendaki ketelitian kerja, alat ini merupakan suatu keharusan apabila dikehendaki mutu pekerjaan yang tinggi;

2)      Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja, hal ini dapat tercapai dengan membuat lubang-lubang udara (ventilasi) yang cukup banyak pada dinding-dinding kamar. Demikian pula sewaktu bekerja, jendela-jendela dibuka sebanyak mungkin;

3)      Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik, maka akan diperoleh banyak keuntungan, antara lain :

1)      Kenyamanan bekerja pegawai terjamin;

2)      Produktivitas kerja yang lebih tinggi;

3)      Kualitas pekerjaan yang lebih baik;

4)      Semangat kerja yang lebih tinggi;

5)      Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik;

6)      Kesan yang lebih baik dari para tamu.

5.      Penataan Suara

Kebisingan atau suara-suara gaduh dapat mengakibatkan gangguan pelaksanaan kerja kantor, karena kebisingan mengganggu konsentrasi orang dalam berpikir sehingga mempengaruhi hasil kerjanya. Suara yang gaduh menyebabkan kesulitan dalam memusatkan pikiran, menggunakan telepon dan melaksanakan pekerjaan kantor lainnya dengan baik.

Banyak sumber suara yang terdapat dalam kantor yaitu : percakapan, gesekan kursi-kursi, suara-suara mesin kantor dan suara di luar kantor.

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengganggu konsentrasi kerja pegawai, perlu kiranya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1)      Langit-langit atau dinding ruangan menggunakan lapisan kedap suara

2)      Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

3)      Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas karet atau dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.

Dengan demikian jelas sekali bahwa perencanaan cahaya, warna, udara dan suara dalam penataan  ruang kantor harus benar-benar diperhatikan dan direncanakan dengan sebaik-baiknya, karena sangat berpengaruh terhadap efektivitas pekerjaan kantor.

G. Pedoman Menyusun Tata Ruang Kantor

1.    Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek;

2.    Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar;

3.    Segenap ruang dipergunakan secara efisien;

4.    pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik;

5.    pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut;

6.    Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

H. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Tata Ruang Kantor

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1.    Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2.    Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.

3.   Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja kerja.

4.  Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

I.     Teknik Penataan Meja Kerja Ruang Kantor

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.  Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.

2.    Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.

3.    Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.

4.    Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5.    Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.

6.  Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

7.  Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

9.   Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya

10.  Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.

11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

13.  Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

J.  Standar Ruang Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a.         Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b.        Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.

c.         Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 

d.        Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e.        penerangan Cahaya 

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya

f.          Fasilitas kesehatan 

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g.         Fasilitas Cuci 

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan untuk secukupnya.

h.         Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat  penampungan khusus 

i.        Tempat pakaian 

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j.         Tempat duduk 

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k.    Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l.      Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup terlatih 

m. Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat mendatangkan kecelakaan 

n.   Pertolongan pertama 

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 

o.    Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 

p.   Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

Membuat ruang kantor yang baik dan nyaman untuk bekerja bisa menjadi satu cara untuk meningkatkan produktivitas seluruh pegawai yang ada didalamnya. Dalam ruangan yang nyaman dan menyenangkan biasanya para karyawan tidak akan mudah merasa bosan dan seringkali justru bisa mendapatkan banyak sumber energi untuk betah bekerja dalam kantor.

Tak hanya bagi pegawainya saja, dengan membuat kantor yang baik dan nyaman, maka kenyamanan juga dapat dirasakan oleh orang lain yang datang ke kantor, baik para klien, rekan bisnis, atau siapapun yang memiliki kepentingan dengan perusahaan. Suasana kantor yang baik dan nyaman secara tidak langsung juga akan mampu meningkatkan citra perusahaan di mata publik. Untuk mendapatkan suasanya kantor yang baik, tentu membutuhkan tata ruang yang baik pula, karena tata ruang kantor merupakan satu unsur dalam manajemen perkantoran.