PENYELENGGARAAN PERTEMUAN/RAPAT

A.   Unsur-unsur Rapat

Penyelenggaraan rapat harus memenuhi unsur unsur rapat. Unsur rapat yang sangat penting adalah adanya pemimpin rapat dan peserta rapat. Pemimpin rapat dan peserta rapat memiliki peran dan fungsi yang sangat penting sebagaimana diurikan pada bagian pertama modul ini. Berikut ini akan diuraikan mengenai pemimpin rapat dan peserta rapat.

1.  Pemimpin rapat

Pemimpin rapat merupakan pengendali jalanya rapat. Keputusan rapat diambil dan ditetapkan oleh pemimpin rapat berdasarkan hasil rapat. Seorang pemimpin rapat memiliki fungsi yang sangat penting yaitu sebagai pengarah, penengah, penggerak dan sebagai pencari slusi. Dalam pelaksanaan rapat, pemimpin rapat terdiri dari beberapa tipe, yaitu:

a.  Pemimpin rapat tipe otoriter

Pemimpin  rapat tipe otoriter adalah pemimpin  rapat  yang  merasa paling berkuasa dalam rapat. Ciri dari pemimpin otoriter antara lain tidak  memberi  kesempatan  kepada  peserta  rapat  untuk mengemukakan pandangan, pendapat, pertanyaan dan saran-saran. Pemimpin tipe ini kurang suka berkomunikasi dalam kelompok, lebih suka memerintah dan memberi komando. Pemimpin tipe ini menyebabkan rapat tidak hidup, tidak dinamis dan para peserta pasif hanya menunggu perintah dari pimpinan.

b. Pemimpin rapat tipe demokratif

Pemimpin tipe demokratif adalah pemimpin yang adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-saran, berperan aktif dalam, memberi petunjuk, saran , bantuan dan membimbing serta mengarahkan para peserta rapat. Dengan pemimpin rapat tipe domokratif  keputusan  yang  diambil  adalah  keputusan  hasil musyawarah yang berasal dari peserta.

c.  Pemimpin rapat tipe laissez faire

Pemimpin rapat tipe ini adalah pemimpin rapt yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah. Pemimpin lebih bersikap pasif, tida ikut terlibah secara langsung dalam komunikasi kelompok dan tidak mengambil keputusan apapun.

2.  Peserta Rapat

Peserta  rapat  merupakan unsur  penting dalam  jalanya  rapat.  Peserta menyampaikan ide, gagasan dan memberikan saran penyelesaian masalah yang dihadapi. Peserta rapat berfungsi sebagai penyumbang pendapat sehingga masalah dapat diselesaikan bersama, sebagai penyumbang data, sebagaiperumus kesimpulan, sebagai pembantu pimpinan dalam memberikan informasi yang sebanyak-banyaknya dan sebagai penerima keputusan rapat. Dalam kegiatan rapat ada berbagai tipe peserta rapat antara lain:

a.  Tipe pemberi informasi

Peserta rapat yang memiliki pengetahuan yang luas sehingga dapat memberikan informasi yang banyak dan penting dalam kegiatan rapat. Tipe peserta seperti ini sering dijadikan sebagai sumber informasi oleh peserta lain.

b. Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang memiliki kemauan dan kemampuan yang tinggi sehingga mampu menggerakan orang lain. Peserta rapat tipe ini memiliki disiplin kerja dan moral yang tinggi serta cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

c.  Tipe insiatif

Peserta yang memiliki banyak ide untuk alternatif jalan keluar jika rapat  telah  mengalami  kebuntuan  dan  tidak  ditemukan  data  yang cukup untuk menyelesaikan masalah.

d. Tipe pemersatu

Tipe peserta rapat yang selalu mengusahan kesatu jika terjadi perbedaan pandangan antara anggota, biasanya memiliki sifat sabar, toleransi yang tinggi dan jiwa yang besar.

e. Tipe penyerang

Tipe peserta rapat yang gemar menyerang dan menentang pendapat peserta lain serta senang menyalahkan pendapat peserta lain. Jika ada peserta dengan tipe ini peminpin harus bertindak agar tidak menimbulkan permasalahan.

f.  Tipe perantara

Tipe peserta yang senang bertindak sebagai penjelas jika ada peserta rapat yang belum jelas. Tipe ini biasanya senang bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara yang lainnya.

g.  Tipe pendengar

Tipe  ini  adalah  peserta  yang  hanya bersikap  pasif  dan  tidak suka mengeluarkan  pendapat,  kritik  dan  saran  dan  lebih  suka mendengarkan saja.

B.   Prosedur Penyelenggaraan Rapat

Prosedur pertemuan biasanya terdiri dari tahapan prapersiapan, persiapan, pelaksanaan rapat, pelaporan dan penggandaan serta pendistribusian hasil rapat. Yang termasuk kegiatan pra persiapan antara lain menentukan masalah, tujuan dan maksud rapat. Persiapan rapat terdiri dari kegiatan persoapan ruang rapat, materi rapat, peralatan rapat dan perangkat keras serta perangkat lunak rapat. Pelaksanaan adalah kegiatan rapat itu sendiri yang dimulai dari kegiatan registrasi, pembukaan, pembicaraan rapat, penulisan notula rapat dan penutupan. Kegiatan rapat ini kemudian diakhiri dengan pelaporan berupa penyusunan laporan yang dilengkapi dengan lampiran untuk memperjelas laporan yang telah disusu. Kegiatan pendistribusian adalah kegiatan mengirimkan hasil notula rapat kepada  pihak yang membutuhkan  misalnya  pimpinan  rapat  atau  peserta rapat yang tidak dapat hadir sehingga peserta tersebut mengetahui hasil keputusan rapat.

Penyelenggaraan  pertemuan/rapat  harus  dilaksanakan  dengan sistematis. Rapat yang diselenggerakan dengan sistematis akan berlangsung dengan lebih terarah dan jelas. Penyelenggara rapat perlu menyusun urutan acara rapat dengan memperhatikan jumlah acara, waktu dan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian pada acara tersebut. Sitematika jalanya rapat biasanya telah ditentukan oleh penyelenggara dengan memperhatikan agenda rapat yang telah disusun. Rapat dapat dilaksanakan dengan sistematika atau urutan sebagai berikut:

1.  Pembukaan rapat

Pembukaan rapat dapat dilakukan oleh pemimpin rapat secara langsung dan dapat dilakukan secara khusus dalam acara pembukaan oleh pejabat perusahaan.

2.  Pembagian tugas

Pembagian tugas dilakukan jika rapat membutuhkan keigiatan diskusi untuk menyelesaikan masalah dalam kelompok-kelompok yang lebih kecil. Jika  rapat  tidak  membutuhkan  diskusi  dalam  kelompok  kecil  maka kegiatan ini tidak perlu dilakukan.

3.  Rapat kelompok

Rapat kelompok merupakan sarana untuk berdisuki dalam kelompok kecil yang telah dibagi sesuai dengan masalah yang akan dibahas atau sesuai dengan   bagianya   masing-masing.   Misal   rapat   kelompokk   bagian pemasaran.

4.  Rapat pleno

Rapat  peleno  dilakukan  setelah  rapat  dalam  kelompok  selesai.  Rapat pleno  dihadiri  oleh  semua  peserta  rapat.  Dalam  rapat  ini  setiap

perwakilan  kelompok  menyampaikan  pandangan,  pendapat  atau gagasanya sesuai dengan hasil rapat kelompok.

5.  Perumusan

Perumusan rapat dapat dilakukan oleh tim perumus yang telah dibentuk dengan mendasarkan pada informasi yang objektif dari hasil rapat kelompok dan rapat pleno. Jika rapatnya tidak terlalu besar perumusan dapat langsung dilakukan oleh semua peserta rapat dengan diarahkan oleh pemimpin rapat.

6.  Reproduksi

Setelah diperoleh kesepakatan bersama, maka kesepakatan tersebut ditulis, digandakan dan didistribusikan kepada semua anggota kelompok.

7.  Selingan atau istirahat

Waktu istirahat perlu diberikan selama pelaksanaan rapat, waktu istirahat digunakan untuk makan ringan, makan berat dan ibadah/shalat.

Penyusunan acara rapat seperti diuraikan di atas bukanlah hal yang baku.

Penyelenggara rapat dapat menyusun acara rapat sesuai dengan kebutuhan dan jenis rapat yang akan dilakukan. Sedangkan secara garis besarnya penyelenggaraan rapat dapat dilakukan melalui prosedur:

a. Pra persiapan

b. Persiapan

c. Pelaksanaan

d. Pelaporan

e. Penggandaan dan pedistribusian

C.   Etika Rapat

Penyelenggara rapat dan peserta rapat harus memperhatikan etika dalam kegiatan rapat. Dalam kegiatan pertemuan peserta dan penyelenggara rapat harus memperhatikan kesuliaan dan budi pekerti serta kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.

1.  Etika yang harus diperhatikan oleh penyelenggara rapat:

a.  Menyelenggarakan rapat sesuai dengan prosedur dan harus tepat waktu;

b. Menata ruang dengan baik;

c.  Menempatkan peserta rapat sesuai dengan kedudukanya;

d. Mengirimkan undangan antara 3-7 hari sebelum rapat dilaksanakan;

e. Menghargai setiap peserta rapat;

f.  Menggunakan bahasa yang baik dan santun.

2.  Etika peserta rapat

·    Hadir tepat waktu;

·    Mematuhi tata tertib;

·    Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara;

·    Tidak bersikap emosional;

·    Menggunakan  bahasa  yang  sopan  dan  santun  dalam  menyampaikan pendapat;

·    Tidak bersikap egois.

D.   Komunikasi dalam Rapat

Rapat pada dasarnya adalah sebuah kegaitan untuk berkomunikasi. Para peserta rapat maupun pemimpin rapat saling berdiskusi untuk mendapatkan penyelesaian yang terbaik dari suatu masalah atau rencana. Komunikasi yang efektif sangat diperlukan dalam kegaitan rapat. Setiap tahap dalam rapat harus dapat dipahami oleh semua peserta rapat. Ada beberapa teknik komunikasi yang harus diperhatikan dalam kegiatan rapat, antara lain sebagai berikut:

1. Teknik membuka dan menutup rapat.

Pembukaan merupakan bagian penting dalam sebuah rapat. Untuk membuka rapat dapat digunakan tekni sebagai berikut:

·   Gunakan kalimat pembuka yang menarik;

·   Gunakan kalimat yang memotivasi;

·   Sampaikan materi/topik yang akan dibahas secara umum;

·   Berikan penegasan pada tujuan yang akan dicapai;

·   Gunakan kalimat yang jelas, singkat dan penuh makna. Untuk menutup rapat dapat digunakan teknik sebagai berikut:

· Gunakan ringkasan atau kesimpulan;

· Gunakan kalimat penutup dengan ketentuan sebagai berikut:

ü  Buat penutupan dengan kalimat yang berkesan;

ü  Hindari menggunakan kalimat penutup yang berlebihan;

ü  Kalimat penutup hendaknya merupakan jawaban dari tujuan rapat dan harus ada hubunganya dengan kalimat pembuka;

ü  Guanakan bahasa yang santun dan komunikatif.

2. Teknik mengajukan pendapat dan bertanya dalam rapat

Peserta rapat hendaknya aktif mengajukan pendapat dan bertanya dalam sebuah kegiatan rapat. Pendapat yang diajukan oleh peserta rapat akan dapat membantu dalam menentukan jalan keluar dari persoalan yang sedang dirapatkan. Untuk mengajukan pendapat ataupun bertanya harus memperhatikan:

a.   Kata-kata yang digunakan harus lugas dan sederhana;

b.   Memakai kata-kata yang singkat, jelas dan tepat;

c.   Hindari  kata-kata  atau  istilah  yang  tidak  dipahami  oleh  peserta rapat;

d.   Sampaikan pendapat sesuai dengan tema;

e.   Hindari   merasa   pendapatnya   yang   paling   benar   dan   harus menghargai pendapat peserta lain.

Untuk   mengajukan   pertanyaan,   peserta   rapat   dapat   menggunakan beberapa teknik sebagai berikut:

a.  Pertanyaan langsung (direct question)

Pertanyaan langsung biasanya diajukan oleh pemimpin rapat kepada salah satu peserta rapat. Pertanyaan langsung digunakan agar peserta rapat memberikan perhatian kepada masalah yang sedang dibicarakan atau untuk membuat peserta rapat lebih aktif.

b. Pertanyaan umum

Pertanyaan umum adalah pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta rapat. Semua peserta rapat diminta untuk memikirkan dan menyampaikan pendapat dari suatu permasalahan.

c.  Pertanyaan terbuka

Pertanyaan yang diajukan secara terbuka dengan katat-kata yang bersifat umum.

d. Pertanyaan mengembalikan

Pertanyaan yang dikembalikan kepada orang yang bertanya atau pertanyaan yang dijawab dengan pertanyaan lagi.

e. Pertanyaan dipindahkan

Pada saat ada perrtanyaan, pertanyaan dialihkan kepada orang lain atau kepada forum agar dapat dijawab oleh peserta lain.

f.  Pertanyaan faktual

Pertanyaan yang bertujuan untuk memperoleh fakta. g.  Pertanyaan retoris

Pertanyaan yang tidak memerlukan jawaban.

h. Pertanyaan penghargaan

Pertanyaan yang ditujukan kepada orang yang mengajukan jawaban aga jawabanya orang tersebut menjadi lebih jelas.

i.  Leading question

Pertanyaan yang sudah mengandung jawaban.

E.   Tata Tertib Rapat

Tata tertib adalah aturan bersama yang harus dilaksanakan oleh seluruh anggota. Dalam kegiatan perlu ada tata tertib agar rapat dapat berjalan dengan rapi, teratur dan berhasil mencapai tujuan. Tata tertib rapat dapat disusun oleh penyelenggara rapat sebelum rapat dilaksanakan dan kemudian disosialisasikan kepada seluruh peserta rapat. Tata tertib rapt harus dipatuhi oleh seluruh peserta rapat. Tata tertib rapat misalnya tentang kehadiran peserta rapat, persyaratan untuk mengikuti rapat, menyampaikan pendapat dengan santun, mendengarkan dan menghargai pendapat peserta rapat lain dan masih banyak lagi yang dapat dicantumkan dalam tata tertib rapat.

F.  Latihan

1.  Dalam kegiatan rapat seorang pemimpin rapat memiliki peran yang sangat penting. Pemimpin rapat harus memutusakan keputusan rapat. Dalam memimpin rapat ada berbagai tipe pemimpin rapat yaitu demokratif, otoriter dan laissez faire. Uraikan kelebihan dan kekurangan dari ketiga tipe pemimpin rapat tersebut.

--------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

----------------------------------------------

2. Kegiatan rapat dilaksankan dengan tahapan tertentu yang telah ditentukan oleh penyelenggara rapat dengan memperhatikan tujuan dan jenis rapt yang akan dilaksanakan. Jika rapat yang akan diselenggarakan adalah rapat kerja, menurut Anda bagaimana urutan yang tepat untuk kegiatan rapat tersebut.

--------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

---------------------

3. Dalam  kegiatan  rapat  selalu  terdapat  kegiatan  komunikasi  antar peserta   rapat   ataupun   peserta   rapat   dengan   pimpinan   atau sebaliknya. Dalam menyampaikan pertanyaan seorang peserta rapat maupun pemimpin rapat dapat menggunakan berbagai teknik. Coba sebutkan 5 teknik bertanya dalam rapat, berikan penjelasan dan satu contoh dari masing-masing teknik.

--------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

4.  Pembukaan  dan  penutupan  rapat  adalah  2  tahapan  yang  penting dalam kegiatan rapat. Bagaimana cara membuka dan menutup rapat yang baik menurut Anda.

--------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------