Jumat, 09 Maret 2018

NOTULA RAPAT




A.  Pengertian Notula Rapat

Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan sumber informasi atau dokument yang otentik. Notula harus ditulis secara teliti. Artinya semua pokok persoalan yang dibahas dalam rapat harus ditulis dengan tepat dan semua yang ditulis harus sesuai dengan pokok pembicaraan dan harus jelas.
Notula rapat dapat ditulis dalam dua jenis, yaitu notula harfiah dan

notula rangkuman. Apakah yang dimaksud dengan notula rapat harfiah danotula  rapat rangkuman?  Notula  rapat  harfiah  adalah  pencatatan rapat dengan mencatat kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan kata lain. Notula harfiah biasanya berupa dikte atau catatan stenografi datu rekaman rapat. Notula rangkuman adalah catatan ringkasan dari pembicaraan dalam rapat. Notulis harus terampil dalam mendengarkan, memilih hal yang pentingdan menuliskan isi pertemuan tersebut dalam kalimat yang komunikatif dan efektif.
Orang yang membuat notula disebut dengan notulis. Notulis harus mempunyai keterampilan dan kemampuan dalam hal:
1.  Mendengarkan dan menulis

2.  Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting

3.  Konsentrasi yang tinggi

4.  Menulis cepat

5.  Bersikap objektif dan jujur

6.  Menguaai bahasa teknis baku dan menguasai materi pembahasan

7.  Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula

8.  Menguasai metode pencatatan secara sistematis

9.  Menguasai metode pengolahan data

10. Menguasai berbagai hal yang berhubungan dengan rapat

11. Menyimpulkan hasil rapat



B. Fungsi Notula
Notula perlu disusun dengan baik karena notula memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:
1.  Sebagai dokumen dan alat bukti
2.  Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
3.  Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
4.  Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
5.  Sebagai dokumen
6.  Sebagai alat untuk rapat semu


C. Garis Besar Notula
1.  Isi notula
Notula  yang  baik  adalah  notula  yang  berisi  informasi  yanjelas, lengkap dan sesuai dengan isi rapat atau tidak menyimpang dari pembicaraan dalam rapat. Notula berisi hal-hal di bawah ini:
a. Nama lembaga yang menyusun notula rapat
b. Jenis dan judul rapat
c. Hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan rapat d. Tempat rapat
e. Nama pemimpin dan sekretaris rapat
f. Jumlah peserta rapat yang diundang dalam rapat
g. Jumlah peserta yang hadir (jika peserta yang hadir maksimal 10 orang, maka ditulis namanya, jika lebih dari sepuluh orang maka dilampiri dengan daftar hadir)
h. Jumlah peserta rapat yang tidak hadir
i. Acara atau agenda rapat
j. Jalaya rapat (dari pembukaan sampai dengan penutup)
k. Tanda tangan pembuat notula
l.  Pengesahan oleh pemimpin rapat.
2.  Susunan notula
Dalam  penyusunan  notula,  seorang  notulis  perlu  memperhatikan rambu-rambu di bawah ini:
a Nomor  rapat  dan  jenis rapat  perlu  disebutkan  terutama  jika
rapat yang dilakukan adalah yang dilaksanakan secara berkala.
b.    Ja berap rapa dibuk haru disebutkan begit pula berakhirnya. Jika tidak pasti maka dapat ditulis pukul…..sampai selesai.
c Daftar  hadir  harus  diisi  oleh  semua  peserta  dan  dilampirkan
dalam notula rapat.
d.    Walaupun notula ditulis singkat namun setiap pembicara harus disebutkan siapa namanya. Misalnya Ibu Martini menungusulkan



tentang pembentukan panitia kecil untuk memerika pelanggaran karyawan.
e.    Menuliskan  kesimpulan  atau  keputusan  penting  yang  telah disepakati dalam rapat.
f.    Notulis meneliti kembali isi notula dan mengetik dengan rapi dan disahkan oleh pemimpin rapat.
3. Contoh Notula Rapat
Berikut ini adalah contoh notula rapat:
PT GEMAH RIPAH
Jalan Lohjinawi Nomor 15 jakarta telepon 567893 faximile 348912

RAPAT INOVASI PRODUK

Hari, tanggal      Selasa, 12 November 2017
Pukul                  08.00 10.00 WIB Tempat              Ruang Rapat Direksi


PemimpiRapa:   Komarudin, S.H.


Sekretaris           Permatasari
Peserta               4 orang
Hadir                1. Nur Dodi, M.M. (Manajer Produksi)
2. Mulyono, S.E. (Manajer Pemasaran)
3. Murni Hati, S.S. (Desainer Perusahaan)
4. Dewi Martha, S.E. (Manajer Keuangan) Tidak Hadir      -
Agenda             1. Laporan Masing-masing Bagian
2. Strategi Pembaharuan Produk
Jalannya Rapat:
1.  Pembukaan
Acara    dibuka    pada    pukul    08.00    WIB    oleh    sekretaris
Perusahaan/pembawa acara.
2. Pengarahan Direktur Utama
a. Berdasarkan rapat para pemegang saham 5 hari  yang lalu, bahwa  telah  terjadi  kejenuhan  konsumen  terhadap  produk kaos dan kemeja PT Gemah Ripah hal ini ditunjukan dengan menurunya penjualan sebesar 5%.
b. Penurunan dan kejenuhan karena selama hampir satu tahun perusahaa tida mengeluarka produ baru   da juga
banyaknya perusahaan yang menggunakan desain yang mirip dengan desain kaos dan kemeja PT Gemahripah.
c. Para pemegang saham memberikan masukan agar perusahaan segera bertindak untuk mengatasi permasalah tersebut dengan melakukan inovasi produk.
3. Pembahasan dan Tanya jawab
a.    Murni Hati (Desiner Produk), mengusulakan untuk merubah da memperbaruh mode kao da kemeja   dengan



menggabungkan  desain  tahun  1980an  dan  desain  kemeja tahun  2000an  karena  pada  tahun  2018  tren  mode  akan kembali lagi pada tahun 1980an namun dengan inovasi.
b.    Nur Dodi (Manajer Produksi), menginformasikan bahwa pada tahun 2017 jumlah produk PT Gemahripah meningkat sebesar
3% sesuai dengan permintaan pasar.
c.    Mulyono (Manajer Pemasaran), mengusulkan agar dilakukan promosi dan pemberian diskon untuk kaos dan kemeja pada akhir tahun 2017 dengan tujuan promosi sekaligus menghabiskan produk kaos dan kemeja yang tersisa.
d.    Dewi Martha (Manajer Keuangan), menginformasikan bahwa data keuangan sampai bulan November   tahun 2017 telah mengalami penurunan sebesar 1,5% yang merupakan akibat dari penurunan penjualan kaos dan kemeja.
e.    BapaKomarudin  (Direktur  Utama),  menyampaikan  bahwa pembaharuan desain produk kaos dan kemeja harus segera dilaksanakan dan laporan hasil desain paling lambat pada bulan  November.  Untukegiatan  promosi  dengan  event khusus juga disetujui, Manajer Pemasaran supaya segera merencenakan karena event harus dilaksanakan pada akhir tahun 2017 sekaligus sebagai launching produk untuk tahun
2018.
4.  Lain-lain
Komarudin, S.H. (Direktur Utama) mengingatkan akan pentingya menjaga komitmen dan kerja keras segenap staff dalam peluncuran produk baru untuk tahun 2018 mengingat persaingan dengan perusahaan lain makin ketat.
5.  Kesimpulan
a. Desain kaos dan kemeja akan segera diperbaharui dan menjadi tanggung jawab desiner perusahaan.
b. Laporan hasil desain untuk tahun 2018 paling lambat akhir bulan November.
c. Event untuk promosi dan penjualan kaos dengan diskon khusus akan dilaksanakan pada akhir tahun 2017.
d. Peluncuran produk baru untuk tahun 2018 dilaksankan pada bulan Desembe 2017.
6.  Penutup
Rapat ditutup pada pukul 10.00 WIB.





Mengetahui                                                 Jakarta, 12 November 2017
Pimpinan Rapat,                                          Notulis,



Komarudin, S.E.                                           Permatasari





D. Latihan

Notula rapat memiliki  manfaat yang besar. Diantara  manfaat tersebut adalah sebagai dokumen, alat bukti, sumber informasi bagi peserta rpat yang  tidahadir  dan  juga  sebagai  rapat  semu.  Menurut  anda  yang dimaksud dengan fungsi rapat yang tersebut di atas. Coba uraikan jawaban Anda di bawah ini.

-------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------



Untuk menjadi notulis harus memenuhi persyaratan. Persyarat tersebut antara lain memiliki kemampuan dalam mendengarkan, menentukan inti pembicaraan, merangkum pembicaraan, memiliki konsentrasi tinggi serta jujur dan objektif. Uraikan mengapa persyaratn-persyarat di atas penting.

--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------



Perhatikan skenario rapat di bawah ini dan susunlah notula rapatnya

Alur Cerita Rapat:
Rapat Semesteran tentang kinerja pegawai PT Shihab Perkasa
Rapat diselenggarakan pada hari sabtu, 17 Januari  2018, di Ruang rapat
Lt. 2, pukul 08.00 WIB dengan dihadiri oleh:

1. Kepala bagian kepegawaian
2. Kepala bagian keuangan



3. Kepala bagian pemasaran
4. Kepala bagian rumah tangga
5. Tiga orang staf administrasi masing-masing Martini, Mukmin, dan anda sendiri sebagai notulis.

Agenda rapat:
1. Laporan kinerja pegawai
2. Peningkatan profesionalisme
3. Lain-lain


Rapat dibuka oleh Kepala Bagian Kepegawaian (Purnamawati, M.M.) yang intinya mengucapkan terima kasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan diadakannya rapat.

Selanjutnya kepala bagian kepegawaian menyampaikan materi selanjutnya yaitu tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staf kepegawaian ternyata kinerja pegawai selama 6 bulan pertama menunjukkan hasil yang lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat kehadiran pegawai yang mencapai 96%. Angka ini lebih tinggi 5% dari tahun sebelumnya. Namun demikian, tingkat keterlambatan pegawai masih cukup tinggi, mencapai angka 11%.

Sedangkan keterlambatan di setiap bagian bervariasi. Disamping tingkat kehadiran pegawai, beliau juga menyampaikan tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan yang telah dicapai oleh perusahaan. Setelah dibandingkan dengan adanya peningkatan keuntungan perusahan, piminan juga menganalisa bahwa kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian tersebut.  Selanjutnya  beliau  meminta  Mukmin  untuk  menyampaikan laporan kinerja pegawai, khususnya berkaitan dengan kehadiran.

Mukmin: berdasarkan data dari kehadiran pegawai, dapat disimpulkan:

1.  Dari data pegawai sebanyak 120 orang, tingkat kehadiran mereka rata-rata mencapai 96%
2.  Tingkat keterlambatan pegawai rata-rata mencapai 11%
3.  Ketidakhadiran pegawai paling besar karena sakit dan kepentingan keluarga.
4.  Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena alasan perjalanan
dan kemacetan di jalan raya yang makin parah.

Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para peserta tentang data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.

Kusumawati,  S.E.  (Kepala  Bagian  Keuangan)  menyampaikan  tanggapan



sebagai berikut: perlu ada kebijakan yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberi insentif bagi mereka yang hadir 100% setiap bulan, diberikan penghargaan juga berupa sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.

Dendi Aryono, S.H. (Ka. Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa data yang telah disampaikan sebaiknya diumumkan kepada setiap bagian, kalau perlu dipasang di pengumuman. Pada kartu kehadiran pegawai perlu diberikan penjelasan mengenai batas tolerensi keterlambatan masuk kantor.

Reza Rasita, M.M. (ka. Bagian Rumah Tangga) menyampaikan bahwa selain diberikan reward kepada mereka yang berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan peringatan, seperti mereka yang terlambat dipotong gajinya, atau uang makannya dikurangi. Pembinaan secara bergiliran di setiap unit oleh pimpinan tertinggi juga penting untuk meingkatkan kedisiplinan pegawai.

Martini, menyampaikan bahwa banyak pegawai yang menyampaikan kepadanya mereka sudah berusaha datang tepat waktu, tetapi terkadang banyak hambatan selama dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau  ada  pemotongan  gaji  untuk  mereka  yanterlambat,  mereka berharap ada kebijakan dari manajemen.

Setelah adanya masukan pimpinan memberikan alternatif solusi dalam meningkatkan kehadiran mereka yaitu ada toleransi keterlambatan sebanyak 3 kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp 20.000, yang disetujui peserta. Untuk pegawai yang mencapai kehadiran 100% selama 3 bulan berturut-turut akan diberikan reward berupa insentif dan mendapatkan sertifikat.

Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan dari peserta untuk meningkatkan profesionalisme kinerja mereka.

Reza  Rasita,  M.M.  (ka.  Bagian  Rumah  Tangga)untuk  meningkatkan kinerja, pegawai perlu memiliki kondisi badan yang sehat dan kuat, ini memerlukan  adanya  kecukupan  gizi  dan  fasilitas  yang  dapat meningkatakan kesehatan mereka misalnya makan siang yang disediakan oleh perusahaan dan juga lingkungan perusahaan yang lebih sejuk dengan menambah jumlah taman di perusahaan.

Kusumawati, S.E. (Kepala Bagian Keuangan), mengusulkan agar diakan pengkajian ulang tentang gaji yang mereka terima setiap bulanya. Peningkatan kebutuhan dan harga bahan pokok sebaiknya menjadi pertimbangan  perusahaan  dalam  meningkatkan  pendapatan  para karyawan,  jika  penambahan  gaji  pokok  belum  memungkinkan  maka
sebaiknya perusahaan perlu memberikan kesejahteraan lain.

Pemimpin rapat, memutuskan bahwa untuk meningkatkan kinerja pegawai perusahaa aka memberika tambahan   peningkata kesejahteraan dengan menaikan gaji yang besarnya akan dikaji dulu berdasarkan kemampuan perusahaan, untuk itu Manajer Keuangan diminta untuk membuat rancangan penghitungan kenaikan gaji tersebut dan melaporkannya pada akhir bulan ini. Kemudian pemimpin rapat juga merencanakan untuk meningkatkan jumlah pegawai yang diikutkan dalam kegiatan pendidikan dan pelatihan. Selain itu akan ditinjau kembali menu makan siang yang disediakan oleh perusahaan untuk para pegawainya. Mengenai peninjauan menu makan siang yang sesuai dengan standar gizi ini menjadi tugas dari Kepala Bagian Rumah Tangga untuk mengaturnya.

Rapat ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 10.00 WIB.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar