A. Pengertian Notula Rapat
Notula adalah catatan mengenai semua pembicaraan dalam sebuah rapat. Notula merupakan sumber informasi atau dokument yang
otentik.
Notula harus
ditulis secara teliti. Artinya semua pokok persoalan yang
dibahas dalam rapat
harus ditulis dengan
tepat dan semua yang ditulis
harus sesuai dengan
pokok pembicaraan dan harus jelas.
Notula rapat dapat ditulis dalam dua jenis, yaitu notula harfiah dan
notula rangkuman. Apakah yang dimaksud dengan notula rapat harfiah
dan
notula rapat rangkuman? Notula
rapat
harfiah
adalah
pencatatan rapat dengan mencatat kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat tanpa menghilangkan atau menambahkan
kata lain. Notula harfiah
biasanya berupa dikte
atau catatan stenografi datu rekaman rapat. Notula
rangkuman adalah catatan ringkasan dari pembicaraan dalam
rapat. Notulis
harus terampil dalam mendengarkan, memilih hal
yang pentingdan
menuliskan isi pertemuan tersebut dalam
kalimat yang komunikatif dan
efektif.
Orang yang membuat
notula disebut dengan notulis. Notulis
harus mempunyai keterampilan
dan kemampuan dalam hal:
1. Mendengarkan
dan menulis
2. Memilah
dan
memilih hal yang penting
dan yang
tidak penting
3. Konsentrasi yang
tinggi
4. Menulis cepat
5. Bersikap objektif
dan jujur
6. Menguaai bahasa teknis baku
dan menguasai materi pembahasan
7. Mengetahui dan
memenuhi kebutuhan pembaca notula
8. Menguasai metode pencatatan
secara sistematis
9. Menguasai metode pengolahan
data
10. Menguasai berbagai hal yang berhubungan
dengan
rapat
11. Menyimpulkan
hasil rapat
B. Fungsi Notula
Notula perlu disusun dengan baik karena notula memiliki beberapa fungsi
sebagai berikut:
1. Sebagai dokumen dan alat bukti
2. Sebagai sumber informasi untuk peserta yang tidak hadir
3. Sebagai pedoman untuk rapat berikutnya
4. Sebagai alat pengingat untuk peserta rapat
5. Sebagai dokumen
6. Sebagai alat untuk rapat semu
C. Garis Besar
Notula
1. Isi notula
Notula yang baik adalah
notula yang
berisi
informasi
yang jelas, lengkap dan sesuai dengan isi rapat atau tidak menyimpang dari pembicaraan dalam
rapat. Notula berisi hal-hal di bawah
ini:
a. Nama lembaga
yang
menyusun
notula rapat
b. Jenis dan
judul rapat
c. Hari, tanggal,
dan
waktu
pelaksanaan rapat d. Tempat rapat
e. Nama pemimpin dan sekretaris rapat
f. Jumlah peserta rapat yang
diundang dalam
rapat
g. Jumlah peserta yang hadir (jika peserta yang hadir maksimal
10 orang, maka ditulis
namanya, jika lebih dari sepuluh orang maka
dilampiri dengan
daftar
hadir)
h. Jumlah peserta rapat yang
tidak hadir
i. Acara atau agenda rapat
j. Jalaya
rapat (dari pembukaan
sampai dengan penutup)
k. Tanda tangan
pembuat
notula
l. Pengesahan oleh pemimpin rapat.
2. Susunan notula
Dalam
penyusunan notula, seorang notulis
perlu
memperhatikan
rambu-rambu di bawah ini:
a. Nomor rapat
dan jenis rapat perlu disebutkan terutama
jika
rapat
yang
dilakukan
adalah
yang
dilaksanakan
secara berkala.
b. Jam berapa rapat dibuka harus disebutkan, begitu pula
berakhirnya. Jika
tidak pasti maka dapat
ditulis
pukul…..sampai
selesai.
c. Daftar
hadir harus
diisi
oleh semua
peserta
dan
dilampirkan
dalam notula rapat.
d. Walaupun notula ditulis singkat namun setiap pembicara harus
disebutkan siapa namanya. Misalnya Ibu Martini menungusulkan
tentang pembentukan panitia kecil untuk memerika pelanggaran karyawan.
e. Menuliskan
kesimpulan
atau keputusan penting
yang telah disepakati dalam
rapat.
f. Notulis meneliti kembali isi notula dan mengetik dengan rapi dan
disahkan oleh pemimpin
rapat.
3. Contoh Notula Rapat
Berikut
ini adalah contoh
notula rapat:
PT GEMAH RIPAH
Jalan Lohjinawi Nomor
15
jakarta telepon 567893 faximile 348912
RAPAT
INOVASI PRODUK
Hari, tanggal : Selasa,
12 November
2017
Pukul : 08.00 –
10.00 WIB
Tempat :
Ruang
Rapat
Direksi
Pemimpin Rapat : Komarudin,
S.H.
Sekretaris
:
Permatasari
Peserta :
4 orang
Hadir :
1.
Nur Dodi,
M.M. (Manajer
Produksi)
2.
Mulyono, S.E. (Manajer Pemasaran)
3.
Murni Hati, S.S.
(Desainer Perusahaan)
4. Dewi Martha, S.E. (Manajer Keuangan) Tidak Hadir :
-
Agenda :
1. Laporan
Masing-masing Bagian
2. Strategi Pembaharuan Produk
Jalannya Rapat:
1. Pembukaan
Acara dibuka
pada pukul 08.00 WIB oleh sekretaris
Perusahaan/pembawa acara.
2. Pengarahan
Direktur
Utama
a. Berdasarkan rapat para pemegang saham 5 hari yang lalu,
bahwa
telah
terjadi kejenuhan konsumen terhadap
produk kaos dan kemeja PT Gemah Ripah
hal
ini ditunjukan dengan
menurunya penjualan
sebesar 5%.
b. Penurunan dan kejenuhan karena selama hampir satu
tahun perusahaan tidak mengeluarkan produk baru dan juga
banyaknya perusahaan yang menggunakan desain yang mirip dengan desain
kaos dan kemeja PT Gemahripah.
c. Para pemegang saham
memberikan masukan agar perusahaan
segera bertindak untuk mengatasi permasalah
tersebut dengan
melakukan inovasi produk.
3.
Pembahasan
dan Tanya jawab
a. Murni Hati (Desiner Produk), mengusulakan untuk merubah dan memperbaruhi model kaos dan kemeja dengan
menggabungkan desain tahun 1980an dan desain
kemeja tahun
2000an
karena
pada tahun 2018
tren
mode
akan kembali lagi
pada tahun
1980an
namun
dengan
inovasi.
b. Nur Dodi (Manajer Produksi), menginformasikan bahwa pada tahun 2017 jumlah produk PT Gemahripah meningkat sebesar
3% sesuai dengan
permintaan pasar.
c. Mulyono (Manajer Pemasaran), mengusulkan agar dilakukan
promosi dan pemberian diskon untuk kaos dan kemeja pada
akhir tahun 2017 dengan tujuan
promosi sekaligus
menghabiskan
produk kaos dan
kemeja yang tersisa.
d. Dewi Martha (Manajer Keuangan), menginformasikan bahwa data keuangan sampai bulan November tahun 2017 telah
mengalami penurunan sebesar 1,5% yang merupakan akibat dari penurunan
penjualan
kaos dan
kemeja.
e. Bapak Komarudin (Direktur
Utama), menyampaikan bahwa
pembaharuan desain
produk kaos dan kemeja harus segera dilaksanakan dan laporan hasil
desain paling
lambat pada bulan
November. Untuk kegiatan promosi dengan
event khusus juga disetujui, Manajer Pemasaran supaya segera merencenakan karena event harus dilaksanakan pada akhir
tahun 2017 sekaligus sebagai launching produk untuk tahun
2018.
4. Lain-lain
Komarudin, S.H. (Direktur Utama) mengingatkan akan
pentingya
menjaga komitmen dan kerja keras segenap staff
dalam peluncuran produk baru untuk
tahun 2018 mengingat persaingan dengan perusahaan
lain makin ketat.
5. Kesimpulan
a. Desain kaos dan kemeja akan segera diperbaharui dan menjadi tanggung
jawab
desiner
perusahaan.
b. Laporan hasil desain untuk tahun 2018 paling lambat akhir bulan
November.
c. Event untuk promosi dan penjualan kaos dengan diskon khusus akan
dilaksanakan pada akhir tahun 2017.
d. Peluncuran produk baru untuk tahun 2018 dilaksankan pada
bulan Desembe 2017.
6. Penutup
Rapat ditutup pada pukul 10.00 WIB.
Mengetahui Jakarta, 12 November 2017
Pimpinan
Rapat, Notulis,
Komarudin,
S.E. Permatasari
D. Latihan
Notula rapat memiliki
manfaat yang besar. Diantara manfaat tersebut adalah
sebagai dokumen,
alat
bukti,
sumber
informasi bagi
peserta rpat yang
tidak hadir
dan
juga sebagai
rapat
semu. Menurut anda yang
dimaksud dengan fungsi rapat yang tersebut di atas. Coba uraikan jawaban Anda di bawah ini.
-------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
Untuk menjadi notulis harus memenuhi persyaratan. Persyarat tersebut
antara lain memiliki kemampuan dalam
mendengarkan, menentukan inti
pembicaraan, merangkum pembicaraan,
memiliki konsentrasi tinggi serta
jujur dan objektif.
Uraikan
mengapa persyaratn-persyarat di atas penting.
--------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------
Perhatikan skenario rapat di bawah ini dan
susunlah notula rapatnya
Alur
Cerita Rapat:
Rapat Semesteran tentang
kinerja pegawai PT
Shihab Perkasa
Rapat diselenggarakan pada hari sabtu, 17 Januari
2018, di Ruang rapat
Lt. 2, pukul 08.00
WIB dengan dihadiri oleh:
1. Kepala bagian
kepegawaian
2. Kepala bagian
keuangan
3. Kepala bagian pemasaran
4. Kepala bagian rumah tangga
5. Tiga orang staf administrasi masing-masing Martini, Mukmin, dan anda sendiri sebagai notulis.
Agenda rapat:
1. Laporan
kinerja pegawai
2. Peningkatan
profesionalisme
3. Lain-lain
Rapat dibuka
oleh Kepala Bagian
Kepegawaian (Purnamawati, M.M.) yang intinya mengucapkan terima kasih atas
kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang
tujuan diadakannya rapat.
Selanjutnya kepala bagian kepegawaian menyampaikan
materi selanjutnya
yaitu tentang kinerja pegawai. Berdasarkan data yang telah dihimpun oleh para staf kepegawaian ternyata kinerja pegawai selama 6 bulan
pertama
menunjukkan
hasil yang lebih baik dibandingkan tahun sebelumnya. Hal ini ditunjukkan dengan tingkat kehadiran pegawai yang
mencapai 96%. Angka ini lebih tinggi 5%
dari
tahun sebelumnya. Namun demikian, tingkat
keterlambatan pegawai masih cukup tinggi,
mencapai angka 11%.
Sedangkan keterlambatan di setiap
bagian bervariasi. Disamping tingkat
kehadiran pegawai,
beliau juga
menyampaikan
tentang hal lainnya, seperti disiplin, kemampuan kerja pegawai dan kaitannya dengan peningkatan keuntungan yang
telah dicapai oleh perusahaan. Setelah dibandingkan dengan adanya peningkatan keuntungan perusahan, piminan juga
menganalisa bahwa
kinerja pegawai turut mempengaruhi pencapaian
tersebut. Selanjutnya
beliau meminta
Mukmin untuk
menyampaikan laporan kinerja pegawai, khususnya
berkaitan dengan
kehadiran.
Mukmin:
berdasarkan data dari kehadiran pegawai, dapat
disimpulkan:
1. Dari data pegawai sebanyak 120 orang, tingkat kehadiran mereka
rata-rata mencapai 96%
2. Tingkat
keterlambatan pegawai rata-rata mencapai 11%
3. Ketidakhadiran pegawai paling besar karena sakit dan kepentingan keluarga.
4. Sedangkan keterlambatan sebagian besar karena alasan perjalanan
dan kemacetan
di jalan
raya yang makin parah.
Selanjutnya pimpinan meminta masukan, tanggapan dan saran dari para
peserta tentang data yang telah disampaikan berikut untuk perbaikan ke depan.
Kusumawati,
S.E.
(Kepala
Bagian Keuangan)
menyampaikan
tanggapan
sebagai berikut: perlu ada kebijakan yang dapat membuat pegawai untuk bekerja lebih rajin misalnya dengan memberi insentif
bagi mereka yang
hadir 100% setiap bulan, diberikan penghargaan juga berupa
sertifikat sehingga hal ini dapat memotivasi mereka.
Dendi Aryono, S.H. (Ka. Bagian Pemasaran) menyampaikan bahwa data yang telah
disampaikan sebaiknya diumumkan kepada setiap bagian, kalau
perlu dipasang di pengumuman. Pada kartu kehadiran pegawai perlu diberikan penjelasan mengenai batas tolerensi keterlambatan masuk
kantor.
Reza Rasita, M.M. (ka.
Bagian Rumah Tangga) menyampaikan bahwa selain
diberikan reward kepada mereka yang
berprestasi, bagi mereka yang rendah kinerjanya juga diberikan
peringatan, seperti mereka yang
terlambat dipotong gajinya, atau uang makannya dikurangi. Pembinaan secara bergiliran di setiap unit oleh pimpinan tertinggi juga penting
untuk meingkatkan
kedisiplinan
pegawai.
Martini, menyampaikan bahwa banyak
pegawai yang menyampaikan
kepadanya mereka sudah berusaha datang tepat waktu, tetapi terkadang banyak
hambatan selama dalam perjalanan, sehingga mereka keberatan kalau ada
pemotongan gaji
untuk
mereka yang terlambat, mereka
berharap
ada kebijakan
dari manajemen.
Setelah
adanya masukan pimpinan memberikan
alternatif solusi dalam
meningkatkan kehadiran mereka yaitu
ada toleransi keterlambatan sebanyak
3 kali dalam sebulan, selebihnya keterlambatan mereka dipotong sebesar Rp 20.000, yang disetujui peserta. Untuk pegawai yang
mencapai
kehadiran 100% selama 3 bulan berturut-turut akan diberikan reward berupa insentif
dan mendapatkan sertifikat.
Selanjutnya pimpinan mengharapkan masukan dari peserta untuk meningkatkan
profesionalisme kinerja mereka.
Reza Rasita, M.M.
(ka. Bagian
Rumah
Tangga), untuk meningkatkan kinerja, pegawai perlu memiliki kondisi badan yang sehat dan kuat, ini memerlukan adanya kecukupan
gizi dan
fasilitas yang
dapat meningkatakan kesehatan mereka misalnya makan siang yang disediakan oleh perusahaan dan juga lingkungan perusahaan yang lebih sejuk
dengan
menambah jumlah taman
di perusahaan.
Kusumawati,
S.E. (Kepala Bagian Keuangan),
mengusulkan
agar
diakan
pengkajian ulang tentang gaji yang mereka terima setiap
bulanya. Peningkatan kebutuhan dan
harga bahan pokok sebaiknya menjadi pertimbangan perusahaan
dalam
meningkatkan
pendapatan para karyawan, jika penambahan gaji pokok
belum memungkinkan maka
sebaiknya
perusahaan perlu
memberikan kesejahteraan lain.
Pemimpin rapat, memutuskan bahwa untuk meningkatkan kinerja pegawai perusahaan akan memberikan tambahan peningkatan kesejahteraan dengan menaikan gaji yang besarnya
akan dikaji dulu berdasarkan kemampuan perusahaan,
untuk itu Manajer Keuangan diminta untuk
membuat rancangan
penghitungan kenaikan gaji tersebut dan melaporkannya pada akhir bulan ini. Kemudian pemimpin rapat juga merencanakan untuk meningkatkan jumlah pegawai yang diikutkan dalam kegiatan pendidikan dan pelatihan. Selain
itu akan ditinjau kembali menu makan siang yang disediakan oleh perusahaan untuk
para pegawainya. Mengenai peninjauan menu makan siang yang sesuai dengan standar gizi
ini
menjadi tugas dari Kepala Bagian
Rumah Tangga untuk mengaturnya.
Rapat ditutup oleh pemimpin rapat pada pukul 10.00
WIB.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar