RUANG LINGKUP ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

KD 3.1
RUANG LINGKUP
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

KOMPETENSI DASAR	KOMPETENSI DASAR
3.1     Memahami Ruang Lingkup Administrasi Sarana Prasarana Kantor	4.1   Melakukan Pengelompokkan Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

 A.    Pengetahuan Dasar Administrasi Sarana dan Prasarana

     Tersedianya Sarana dan Prasarana yang memadai dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya  sarana dan prasarana, tidak mungkin tujuan organisasi akan dapat dicapai dengan optimal. Demikian halnya dengan kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan administrasi yang mendukung pencapaian tujuan organisasi sangat memerlukan sarana dan prasaran kantor. Untuk itu diperlukan manajemen pengeloaan sarana dan prasarana kantor yang baik.

1.  Definisi Sarana Dan Prasarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti buku, perpustakaan, komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung.

Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.

Secara Umum, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti komputer, meja , telepon dan sebagainya. Sedangkan  Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda tidak bergerak seperti gedung, ruangan dan tanah.

2.      Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Tujuan penyediaan sarana dan prasarana di dalam kantor adalah sebagai berikut :

a.    Menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun rencana kebutuhan barang;

b.    Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam pengadaan barang;

c.    Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam penyaluran barang;

d.    Memberikan data dan informasi dalam menentukan keadaan barang (misalnya barang sudah tua, barang rusak atau barang lebih) sebagai dasar penambahan ataupun pengurangan barang;

e.    Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian barang;

f.     Memberikan data dan informasi dalam rangka pengontrolan dan pengevaluasian sarana dan prasarana dalam suatu organisasi.

B.     Ruang Lingkup Pengelolaan Sarana Dan  Prasarana

Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana kantor, maka pengelolaan yang baik, efektif dan efisien mutlak diperlukan. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administratif maupun teknis operasional dapat dijalankan dengn baik dan efisien.

Ruang lingkup manajemen sarana dan prasarana, meliputi :

1.                    Perencanaan,

2.                    Pengadaan,

3.                    Pengaturan / Penginventarisan

4.                    Penggunaan sarana dan prasarana

5.                    Pemeliharaan

6.                    Penghapusan

1. Perencanaan

Tahap pertama dari manajemen sarana dan prasarana adalah perencanaan yang sekaligus merupakan dari langkah pengadaan. Pengadaan sarana dan prasarana tidaklah semudah pengadaan meja dan kursi yang hanya mempertimbangkan selera dan dana yang tersedia. Proses pengadaan sarana dan prasarana diperlukan pengadaan pertimbangan yang lebih banyak dan semuanya harus bersifat edukatif (Arikunto dan Yuliana, 2008 : 275).

Perencanaan merupakan kegiatan analisis kebutuhan terhadap segala kebutuhan dan  perlengkapan yang dibutuhkan organisasi untuk kegiatan pokok dan kegiatan penunjang lainnya. Kegiatan ini dilakukan secara terus-menerus selama kegiatan organisasi berlangsung.

a.       Prosedur Perencanaan

1)   Mengadakan analisa materi dan alat/media yang dibutuhkan

2)   Seleksi terhadap alat yang masih dapat dimanfaatkan

3)   Mencari dan atau menetapkan dana

4)   Menunjuk seseorang yang akan diserahkan untuk mengadakan alat dengan pertimbangan keahlian dan kejujuran.

b.      Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan prasarana, antara lain :

1)   Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha kualitas proses kegiatan organisasi;

2)   Perencanaan harus jelas, kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:

a)        tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai, penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan

b)        jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan

c)        petugas pelaksanaan

d)        bahan dan peralatan yang dibutuhkan

e)        kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan

3)   Bahwa suatu perencanaan harus realistis, yaitu dapat dilaksanakan dengan jelas, terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel, dan dapat dilaksanakan

4)   Rencana harus sistematis dan terpadu

5)   Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani ataupun noninsani yang baik

6)   Memiliki struktur berdasarkan analisis

7)   Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana

8)   Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka

9)   Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan

10)    Menunjukkan skala prioritas

11)    Disesuaikan dengan flapon anggaran

12)    Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis

13)    Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah    (4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun)

2. Pengadaan

Pengadaan adalah proses kegiatan mengadakan sarana dan prasarana yang dapat dilakukan dengan cara-cara membeli, menyumbang, hibah dan lain-lain untuk menunjang pelaksanaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut. Pengadaan sarana dan prasarana dapat  berbentuk pengadaan perlengkapan, peralatan, perabot dan bangunan.

Berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana, ada tiga hal yang perlu dipahami.

1)   Pertama, bahwa pengadaan sarana dan prasarana harus melalui perencanaan yang hati-hati.

2)   Kedua, bahwa banyak cara dalam pengadaan sarana dan prasarana. 

3)   Ketiga, bahwa pengadaan sarana dan prasarana harus diadministrasikan dengan tertib, sehingga semua pegeluaran uang yang berkenaan dengan pengadaan sarana dan prasarana itu dapat dipertanggungjawabkan.

3. Pengaturan

Penginvetarisasian adalah kegiatan melaksanakan penggunaan, penyelenggaraan, pengaturan dan pencatatan barang-barang, menyusun daftar barang yang menjadi milik lembaga/organisasi ke dalam satu daftar inventaris barang secara teratur. Tujuannya adalah untuk menjaga dan menciptakan tertib administrasi barang milik negara yang dipunyai suatu organisasi. Yang dimaksud dengan inventaris adalah suatu dokumen berisi jenis dan julah barang yang bergerak maupun yang tidak bergerak yang menjadi organisasi.

Sehubungan dengan pengaturan dan pengadaan sarana dan prasarana, maka sarana dan prasarana dapat dibedakan menjadi dua kategori yaitu:

a.    Alat yang langsung digunakan dalam kegiatan.

b.    Alat-alat yang tidak langsung terlibat dalam kegiatan.

Langkah awal pengaturan yang dilakukan sebelum sarana dan prasarana digunakan meliputi:

a.    Memberikan identitas pada sarana dan prasarana dengan nomor dan kode tertentu untuk jenis tertentu;

b.    Pencatatan alat ke dalam buku inventaris;

c.    Penempatan sarana dan prasarana pembelajaran secara tepat.

4. Penggunaan dan penyimpanan sarana dan prasarana

Sarana dan prasarana digunakan sebagai media untuk membantu mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan. Penggunaan sarana dan prasarana adalah pemanfaatan segala jenis barang yang sesuai dengan kebutuhan secara efektif dan efisien. Dalam hal pemanfaatan sarana, harus mempertimbangkan beberapa hal, antara lain tujuan yang akan dicapai, dan  tersedianya sarana dan prasarana penunjang dan karakteristik pekerjaan. Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian maupun yang diperoleh dari hibah/bantuan. Tujuan dari kegiatan penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :

a.       Barang tidak cepat rusak

b.      Aman dari  kehilangan barang

c.       Tersusun rapi, sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari dan akan digunakan

d.      Mudah dalam pengawasan

e.       Mudah dalam analisis barang

5. Pemeliharaan dan Inventarisasi

Pemeliharaan adalah kegiatan merawat, memelihara dan menyimpan barang-barang sesuai dengan bentuk-bentuk jenis barangnya sehingga barang tersebut awet dan tahan lama. Pihak yang terlibat dalam pemeliharaan barang adalah semua anggota organisasi yang terlibat dalam pemanfaatan barang tersebut. Dalam pemeliharaan, ada hal-hal khusus yang harus dilakukan antara lain membuat tim pelaksana, membuat daftar sarana dan prasarana, menyiapkan jadwal kegiatan perawatan, menyiapkan lembar evaluasi untuk menilai hasil kerja perawatan pada masing-masing bagian. Adapun tujuan dari kegiatan pemeliharaan barang antara lain :

a.       Barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca

b.      Barang tidak mudah hilang

c.       Tidak out of date (kadaluwarsa)

d.      Tidak mudah susut

e.       Sarana dan prasarana selalu dalam keadaan baik

Selain itu salah satu kegiatan pemeliharaan adala melakukan inventarisasi barang. Inventarisasi  adalah semua kegiatan atau usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan yang sama, yaitu :

a.       Perlengkapan dan peralatan kantor tidak mudah hilang

b.      Adanya bukti tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga apat di pertanggungjawabkan

c.       Memudahkan dalam pengecekan barang

d.      Memudahkan dalam pengawasan

e.       Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut berbeda-beda setiap organisasi. Berikut beberapa contoh buku inventaris barang :

a.       Buku Induk Barang Inventaris

Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatata semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidah habis pakai.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

No. Urut	Tanggal Pembuatan	Kode Barang	Nama Barang	Ket. Barang (Merk dan Ukuran	Jumlah	Nama Satuan	Tahun Pembuatan	Asal Barang	Kelengkapan dokumen dan Tanggal Penyerahan Barang	Keadaan Barang	Harga	Ket
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Tabel 1.1 Buku Induk Barang Inventaris

a.       Buku Golongan barang Inventaris

Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku Buku Golongan barang Inventaris

BUKU  GOLONGAN BARANG INVENTARIS

No. Urut	No. Urut Buku Induk	Kode Barang	Nama Barang	Ket.barang (Merk, Ukuran dan Nomor	Jumlah	Nama Satuan	Tahun Pembuatan	Keadaan Barang	Harga	Lokasi	Ket.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Tabel 1.2 Buku Golongan Barang Inventaris

b.       Buku Catatan Barang Non Inventaris

Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku catatan barang non inventaris berikut

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

No. Urut	Nama Barang	No. Kartu Stok	Ket. Barang (Merk,Ukuran dan Nomor	Jumlah	Nama Satuan	Tahun Pembuatan	Asal Barang	Kelengkapan Dokumen dan Tanggal Penyerahan Barang	Keadaan Barang	Harga		Ket
										Satuan	Jumlah
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Tabel 1.1 Buku Catatan Barang Non Inventaris

1. Penghapusan

Penghapusan barang inventaris adalah pelepasan suatu barang dari kepemilikan dan tanggung jawab pengurusnya oleh pemerintah ataupun swasta. Penghapusan barang dapat dilakukan dengan lelang dan pemusnahan.

Adapun syarat-syarat penghapusan antara lain:

1)      Barang-barang dalam keadaan rusak berat;

2)      Perbaikan suatu barang memerlukan biaya besar;

3)      Secara teknis dan ekonomis kegunaannya tidak sesuai lagi dengan biaya pemeliharaan;

7.  Laporan Sarana dan Prasarana

Laporan sarana dan Prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana adalah :

1)   Sebagai bahan pertanggungjawaban

2)   Pengendali persediaan

3)   Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4)   Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan.

B.    Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana dan prasarana kantor yang diperlukan oleh suatu lembaga atau organisasi tidak selalu sama tergantung pada jenis operasionalnya . Oleh karena itu, harus disesuaikan dengan kebutuhan yang ada pada organisasi tersebut. Adanya barang-barang kebutuhan kantor yang memadai dalam pelaksanaan kegiatan kantor akan menghasilkan berbagai macam produk perkantoran seperti formulir, laporan, surat-surat, arsip, dokumen, buku dan keterangan-keterangan lainnya yang mendukung tercapainya tujuan organisasi. Ruang lingkup administrasi kantor mencakup kegiatan dan sarana fasilitas kerja perkantoran.

1.                Kegiatan Perkantoran

Kegiatan perkantoran di suatu organisasi yang satu dengan organisasi yang lainnya seringkali memiliki perbedaan yang cukup jelas, meskipun bukan sesuatu yang mutlak. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi, makin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya, kegiatan-kegiatan perkantoran terdiri dari beberapa kegiatan, antara lain perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau disingkat POAC.

a.       Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Perencanaan Perkantoran identik dengan proses menentukan arah kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan pekerjaan kantor. Perencanaan Perkantoran meliputi beberapa faktor, antara lain :

1)          Perencanaan gedung

2)          Tata ruang kantor

3)          Pencahayaan/penerangan kantor

4)          Ventilasi

5)          Peralatan, perabotan dan perlengkapan kantor

6)          Anggaran (budgeting) perkantoran

7)          Standar kualitas kerja

8)          Sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian Perkantoran identik dengan pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi sebagai berikut:

1)        Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi;

2)        Pemeliharaan hubungan kerja yang baik antara ataupun bawahan;

3)   Penyediaan perlengkapan/peralatan yang tepat sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan pegawai dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan Perkantoran adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pekerjaan secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi hal-hal berikut :

1)        Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan;

2)        Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi kepada bawahan;

3)   Pemberian bantuan kepada pegawai dalam menyelesaikan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pelaksanaan pekerjaan;

4)                Penyatuan visi misi antara pegawai dan organisasi;

5)   Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan pegawai,agar tercipta komunikasi yang efektif antar personil dalam organisasi;

6)   Penggunaan tolak ukur yang adil dalam pemberian  gaji kepada pegawai kantor.

  

d.      Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Pengawasan perkantoran identik dengan kegiatan memastikan bahwa sasaran dan tujuan organisasi yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran meliputi penggunaan peralatan, perlengkapan dan perabot kantor, kualitas pekerjaan kantor, metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor, waktu dan pelayanan kantor, serta biaya perkantoran.

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

Kantor identik fengan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatn manajemn dan berbagai tugas perkantoran lainnya. Pengertian tersebut apabila dikembangkan menjadi perkantoran memiliki makna bahwa kantor beserta semua sarana didalamnya saling terkait satu sama lainnya, seperti lokasi, gedung, peralatan, perlengkapan perabot, interior, mesin-mesin kantor dan sebagainya.

a.  Lokasi Kantor

     Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor antara lain faktor keamanan faktor lingkungan dan harga.

b.  Gedung Kantor

     Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung kantor, antara lain :

1)   Gedung menjamin keamanan dan keselamatan kerja pegawai;

2)   Gedung memiliki fasilitas yang memadai;

3)   Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungan.

c.  Perlengkapan kantor (Office Equipment)

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan kantor yang selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Suatu kantor tidak dapat berfungsi dengan baik tanpa didukung dengan perlengkapan  kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor yang meliputi perbekalan kantor, mesin –mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior atu hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu, pengetahuan tentang perlengkapan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa kegunaan perlengkapan kantor antara lain :

1)        Menunjang aktivitas pekerjaan kantor;

2)        Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor;

3)        Memperoleh hasil pekerjaan yang lebih maksimal, baik dan memuaskan;

4)        Sebagai aset  dan pelengkap kantor.

Peralatan/perlengkapan identik dengan alat atau bahan yang dipergunakan untuk membantu kelancaran pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan pekerjaan yang diharapkan dengan efektif dan efisien. Peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan sebagai  berikut :

1)     Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor, dalam bahasa inggris disebut office furnishings atau office furnitures, adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu, yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha.

The Liang Gie, dalam bukunya Kamus Administrasi Perkantoran, mengemukakan bahwa perabot kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat.

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Setiap kantor memerlukan perabot yang disesuaikan dengan kebutuhan dan berfungsi sebagai penunjang kelancaran pekerjaan kantor. Perabot kantor (office furniture) merupakan benda-benda kantor yang tebuat dari kayu atau besi yang berguna untuk melaksanakan tugas tata usaha khususnya meja, kursi, lemari. Jenis-jenis perabot kantor yang menunjang pelaksanaan pekerjaan antara lain meja mesin tik dan komputer, meja tulis, lemari yang dapat dikunci, kursi, rak buku/arsip, filing cabinet, papan tulis, papan pengumuman dan sebagainya. Semua benda mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.

2)    Peralatan kantor

Peralatan kantor adalah suatu alat dan bahan yang digunakan untuk membantu penyelesaian pekerjaan sehingga menghasilkan sesuatu yang sesuai dengan harapan dan tujuan yang ingin dicapai. Peralatan kantor mempunyai peranan yang sangat penting bagi pekerjaan perkantoran karena mempermudah pekerjaan bagi para pegawai dalam menjalankan aktivitasnya. Untuk mempermudah pengertian, peralatan kantor dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a) Peralatan kantor  dilihat dari bentuknya  

Peralatan kantor dilihat dari bentuknya,dapat dibedakan menjadi :

(1)     Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian yang terdiri atas kertas  HVS, kertas karbon, formulir, amplop, kertas stensil, kertasa folio bergaris, platik transparan, map dan sebagainya;

(2)      Peralatan/perlengkapan yang berbentuk non lembaran diantranya pulpen, rautan, penggaris, pensil, gunting, spidol, penghapus, pemotong kertas, pembuka surat (letter opener), perforator dan lain sebagainya;

(3)      Peralatan/perlengkapan yang berbentuk buku, antara lain buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris,  buku pedoman organisasi, buku tamu, buku agenda surat dan sebagainya.

b)  Peralatan kantor  dilihat dari penggunaanya

Peralatan/perlengkapan kantor  dilihat dari penggunaanya, dikelompokkan antara  lain :

(1)   Barang habis pakai

     Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama.

     Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil dan pulpen

(2)   Barang tidak habis pakai

    Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama, misalnya stapler, perforator, cutter, gunting dan lain sebagainya.

c) Peralatan/perlengkapan kantor  dilihat dari wujudnya

Peralatan/perlengkapan kantor  dilihat dari wujudnya, dikelompokkan antara  lain :

(1)    Non-Mesin Kantor

Peralatan/perlengkapan kantor yang termasuk non mesin kantor antara lain kalender meja, mistar, pulpen , pensil, gunting, bantalan cap, dan sebagainya

(2)    Mesin-mesin Kantor

Peralatan/perlengkapan kantor yang termasuk  mesin-mesin kantor antara lain mesin hitung, mesin jumlah, mesin pengganda, mesin fotocopy, printer dan sebagainya.

3)    Perbekalan Kantor (Office Supplies)

Istilah perbekalan sering disamakan dengan istilah perabot kantor atau perlengkapan kantor. Setiap kantor memerlukan berbagai macam perbekalan kantor guna melaksanakan kegiatan administrasi maupun operasional perkantoran. Perbekalan kantor sebagai alat penunjang pekerjaan kantor dapat dikelompokkan sebagai berikut :

a)   Ditinjau dari segi peralatannya

Perbekalan kantor kika ditinjau dari segi peralatannya dikelompokkan sebagai berikut :

(1)          Benda peralatan umum seperti untuk  ruangan, kelas dan kantor

(2)          Benda peralatan khusus seperti ..

(3)          Peralatan laboratorium seperti rak, Screen LCD

(4)          Peralatan lain seperti buku, benda pustaka dan lain-lain

b)  Ditinjau dari segi kegunaannya

Perbekalan kantor jika ditinjau dari segi kegunaannya dikategorikan sebagai berikut :

(1)     Benda peralatan untuk kelas, seperti meja, kursi, papan tulis dan sebagainya;

(2)     Benda peralatan untuk kantor, antara lain almari, meja, kursi, telepon, komputer dan sebaginya

c)   Ditinjau dari segi umum

Perbekalan kantor jika ditinjau dari segi umum dapat dikategorikan sebagai berikut:

(1) Benda tahan lama, yaitu benda-benda yang dapat dipergunakan terus menerusuntuk waktu yang relatif lama, misalnya peralatankantor, meja, kursi dan lain sebagainya;

(2) Benda habis pakai, yaitu benda-benda yang habis sekali pakai, misalnya kertas, alat-alat tulis, kertas karbon dan sebagainya.

d. Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Untuk menunjang pekerjaan kantor diperlukan mesin-mesin kantor yang memadai, untuk itu, dalam perencanaan kegiatan kantor  harus dirumuskan mesin-mesin kantor (office machine) yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur  kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior kantor. Mesin kantor merupakan alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dan sebagainya. Jenis-jenis mesin kantor akan terus bertambah dan semakin canggih seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan mesin-mesin kantor antara lain :

1)   Mesin kantor yang dipakai harus benar-benar diperlukan dan praktis;

2)   Mesin kantor yang digunakan dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan;

3)   Penggunaan mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan;

4)   Kualitas mesin harus baik dan dapat dipergunakan untuk berbagai macam dan  

  jenis pekerjaan; 

5)   Pemeliharaan mesin dapat dilaksanakan dengan mudah;

6)   Mesin disesuaikan dengan kemampuan pegawai dan sesuai dengan pekerjaan

   yang akan dilakukan;

7)   Tersedianya ruangan untuk meletakkan mesin-mesin kantor.

Mesin-mesin dan perlengkapan kantor (office machine and equipment) sangat diperlukan dalam rangka menjamin kelancaran prosedur dan tata kerja setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Mesin berfungsi menghemat, baik secara fisik maupun biaya dalam melakukan tugas-tugas yang bersifat ruitn maupun insidental serta untuk melakukan pekerjaan yang bersifat industrial (engineering) ataupun bersifat teknis/catat mencatat (paperwork).

e.    Pesawat Kantor

Saling mengadakan komunikasi sesama manusia pada dasarnya untuk bekerjasama yang berkaitan dengan kebutuhan dan kegiatan manusia itu sendiri. Demikian halnya pada suatu perkantoran, komunikasi merupakan faktor yang sering dilakukan oleh setiap karyawannya, sehingga komunikasi dalam kantor merupakan hal yang penting, karena tanpa komunikasi berarti kantor tidak ada kegiatan. Sesuai dengan perkembangan jaman dan kemajuan teknologi maka saat ini komunikasi dalam kantor lebih banyak mempegunakan peralatan atau mesin komunikasi, karena komunikasi akan lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat kantor. Jadi pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan sendiri maupun dengan lingkungan luar (ekstern) kantor. Mesin komunikasi kantor diantaranya adalah telepon, interkom, faksimile, dan telepon wireless.

f.     Interior kantor (office arrangement)

          Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Prasarana kator yang berkaitan dengan interior kantor antara lain gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding, kipas angin, AC dan lain sebagainya.

g.   Tata ruang kantor (office layout)

Salah satu faktor yang menentukan kelancaran dalam melaksanakan tugas  dan pekerjaan kantor adalah penyusunan tempat kerja.  Tata ruang kantor dapat diartikan sebagai suatu bentuk pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja. Terdapat  dua rumusan tentang definisi tata ruang kantor, yaitu :

1)      Penataan kantor sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia;

2)      Penataan kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan secara terperinci daaraisebuah ruang untuk penggunaan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang se-efisien mungkin.

Untuk menata ruang kantor tersebut perlu diperhatikan hal-hal berikut :

1)      Penataan tata ruang sebaiknya dapat mempersingkat jarak tempuh antara satu bagian dengan bagian lain sehingga pelaksanaan pekerjaan kantor dapat ditempuh dengan singkat dan lancar;

2)      Segenap ruang dipergunakan secara efisien;

3)      Penataan ruang kantor sebaiknya dapat mempermudah pengawasan tehadap pekerjaan agar pekerjaan tersebut berlangsung dengan baik;

4)      Penataan ruang kantor harus mendapat kesan yang baik dari pihak luar ketika mereka berkunjung ke kantor tersebut;

5)      Penataan ruang kantor sebaiknya dirancang dengan susunan tempat kerja yang dapat diubah sewaktu-waktu apabila diperlukan.

Tata ruang kantor itu tidak hanya sebatas tentang penempatan dan penyusunan peralatan dan perlengkapan kantor saja, tetapi juga menyangkut jumlah peralatan dan perlengkapan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan fungsi ruangan serta biaya yang diperlukan. Tata ruang kantor yang baik dan efektif adalah tata ruang yang menekankan pada penyusunan dan penempatan perabot serta perlengkapan kantor secara tepat,sehingga dengan pengatiran tersebut akan tercipta suatu ruangan yang menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam bekerja.